TURISMO DE REUNIONES Y NEGOCIOS
Tº Reuniones: Es aquel
que genera un conjunto de actividades turísticas como consecuencia de la
organización de encuentros de un destino a elegir y cuyos motivos giran en
torno a temas profesionales. Incluye viajes individuales, ferias y
exposiciones.
El
Tº de Reuniones y Negocios es el que mayor número de ingresos genera por
turista en comparación con otros sectores de la industria, con la consecución
de beneficios para la ciudad elegida o destino ya que contribuye en gran medida
a la rentabilidad del patrimonio cultural y artístico.
Debido
a la gran competencia a la que se ven sometidos, se mejora la calidad en
infraestructuras (acceso de carreteras) y equipamientos de recintos congresales
(museos, en Universidades, Palacios de Congresos, salas de hotel,...)
España,
es elegida con frecuencia como lugar preferente para la celebración de sus
reuniones, pero hay q mantener ese posicionamiento por tanto, es preciso un
esfuerzo por la mejora de infraestructuras y Servicios. No solo se debe
modernizar, renovar las instalaciones como en los últimos años, sino que hay q
cuidar y mejorar todo lo referente a accesos y comunicaciones.
Del
mismo modo es un estímulo para la promoción del destino. El asistente a estas
reuniones puede convertirse en un gran promotor de la ciudad e incluso repetir
la visita.
El
beneficio económico q genera, repercute en los distintos subsectores como
gastronomía, lúdico, transporte, alojamiento, ocio,... Se puede afirmar q tiene
un efecto multiplicador sobre la economía del lugar y contribuye a
desestacionalizar la oferta de los destinos de sol y playa (no va a influir en
Madrid).
Estadísticas
del Eurostat del turismo en los 27 países de la UE.
La crisis ha afectado de manera más
profunda a los viajes de negocios de los españoles, con un descenso
del 36% entre 2008 y 2011, que a los vacacionales, que han aumentado un 1%
en ese mismo periodo. Nuestro país sigue así la tendencia detectada en
los 27 miembros de la Unión Europea, cuyos residentes han realizado en el
último año 1.020 millones de viajes por ocio, una cifra similar a la de
2008, y 165 millones de desplazamientos de negocios, que representan una
caída del 11% con respecto a tres años antes, según las estadísticas de Eurostat.
Estas cifras se refieren a los viajes
realizados por residentes de la UE, ya sea en su propio país, a otro Estado
miembro o a otros lugares del mundo, pero no se incluyen los efectuados por los
no residentes a la Unión.
El número de viajes de negocios en la UE descendió
un 11% entre 2008 y 2011, mientras que los vacacionales se mantuvieron estables
El ranking de mercados emisores está
encabezado por Alemania (con 215 millones de viajes vacacionales y 56
millones de desplazamientos de negocios), Francia (204 y 21 millones,
respectivamente), el Reino Unido (117 y 26 millones)
y España (122 y 17 millones). Entre los cuatro representan casi dos
tercios de los viajes de ocio, y tres cuartas partes de los de negocios realizados
por los residentes de la UE de los 27 en 2011.
De 2008 a 2011 la mayoría de los Estados miembro
registró un descenso en el número de desplazamientos por
negocios realizados por sus residentes. Las mayores caídas se
contabilizaron en Bulgaria (-60%) y la República
Checa (-51%), y las mayores alzas en Estonia (+50%)
y Suecia (+25%). Los cuatro países que lideran el ranking también
protagonizaron bajadas en este apartado, más acusadas en España (-36%),
mientras que en el Reino Unido se situaron en el -6%, y en Alemania y Francia
en el -2%.
Sin embargo, en
los viajes vacacionales se produjeron entre 2008 y 2011 los dos extremos: tasas
de crecimiento del 80% en Estonia y del 39% en la República
Checa, mientras que en Italia la caída alcanzó el -19% y el -13%
en Hungría. En cuanto a los cuatro países líderes ya citados, las cifras
aumentaron en el Reino Unido (4%) y España (+1%), se mantuvieron
prácticamente estables en Alemania y bajaron en Francia (-4%).
Viajes doméstico
Tres cuartas partes de los mil millones de viajes de
ocio realizados en 2011 tuvieron como destino el país de residencia,
aunque este porcentaje se ve ampliamente superado en Rumanía (93% de los viajes
de vacaciones), España (92%) y Portugal (91%). Por el contrario, en
cinco Estados miembro más de la mitad de los desplazamientos vacacionales
traspasaron fronteras: Luxemburgo (casi el 100% de ellos), Bélgica (74%),
Eslovenia (56%), Países Bajos (52%) y Austria (50%).
Nº
CONGRESOS POR PAÍSES:
Según
el Informe preliminar de The
Association Meetings Market 2011, por la Asociación Internacional de Congresos
y Convenciones (International Congress and Convention Association,
ICCA) sobre los 100 países donde se realiza un mayor
número de congresos o foros empresariales internacionales en 2011, se ubicó a España (fue el anfitrión en 175 Congresos) en el tercer lugar a nivel mundial, tras los EE.UU (con 759 encuentros o foros), y
Alemania. Por ciudades, el primer lugar lo obtuvo Viena, con 181 eventos,
CANDIDATURA
DE LA CIUDAD:
Se
hace a través de concurso. Las ciudades q optan al Congreso presentan sus
candidaturas al comité de Selección (el que decide hacer el Congreso) como la
mayoría de los Congresos son de carácter periódico (no esporádicos) un 90% son
anuales. Las candidaturas q no fueron elegidas ese año se presentan al año
siguiente.
Aquí
juega un papel muy importante el organismo q se responsabiliza de promocionar
la ciudad, en el q normal/ participa un agente público, de carácter local y
agentes privados representativos de la ciudad y relacionados con el turismo de
Congresos (hoteles, AAVV, Restaurantes, OPC,...)
FACTORES DE COMPETITIVIDAD:
FACTORES ESENCIALES:
accesibilidad
(carreteras)
infraestructuras
congrensuales (museos, palacios de congresos, salas de hotel...)
infraestructuras
logísticas (medios, equipamiento tecnológico)
candidatura
oficial (lo que se presenta).
disponibilidad
hotelera.
FACTORES COMPLEMENTARIOS:
Nivel
de precios y tipos de cambios (moneda única, para un hotel es malo por
haber cambio en la comisión, es una comodidad...)
Imagen
pública del país y de la localidad (la fama, reputación q tenga)
atracción
tca.
promoción
congresual (en andalucía no tenemos buena promoción. hay que invertir.)
afinidad
entre las caracteristicas de la sede y el tema de la reunión (relacionar
el tema del congreso con un lugar. un congreso de gastronomía no lo haremos en
cataluña)
centralidad
geográfica.
disponibilidad
del personal especializado (debe haber buenos profesionales.)
presencia
de centros de decisión.
credibilidad
del comité organizador.
afinidad
lingüística.
oferta
de ocio complementarios (de compras, de copas.)
TIPOLOGÍA DE EVENTOS SEGÚN OBJETIVOS Y
ORGANIZACIÓN
CONGRESOS
Objetivos:
Tecnológico, científico, Médico-sanitario, cultural, deportivo, turístico, etc.
Convocantes:
Asociaciones, Universidades, Sociedades, Colectivos profesionales
Asistentes, Profesionales.
Duración: 3 - 5 días
Financiación:
Patrocinio, cuotas de inscripción y a veces exposición comercial paralela.
CONVENCIONES
Objetivos.
Información, motivación.
Convocantes: Empresas
Asistentes. Personal
de determinado nivel.
Duración: 2 días
Financiación. La
empresa convocante.
CURSOS
Objetivos:
Formación
Convocantes:
Asociaciones, universidades
Asistentes:
Profesionales y estudiantes del sector
Duración: 2
a 5 días entre semana.
Financiación: Cuota
de inscripción, subvenciones de las universidades.
SEMINARIOS:
Objetivos:
Formación
Convocantes:
Empresas, asociaciones y administración
Asistentes:
Profesionales del sector y personal de empres
Duración. 1
ó 2 días
Financiación: El convocante y a veces colaboran en los
gastos los participantes con una cuota.
SIMPOSIOS
Objetivos:
Científico
Convocantes:
Empresas, asociaciones.
Asistentes:
Profesionales
Duración: 1
ó 2 días
Financiación:
El convocante cubre los gastos
FERIAS, EXPOSICIONES, SALONES.
Objetivos:
Comercial
Convocantes:
Gobierno, empresas
Asistentes:
Profesionales y público
Duración: 4
a 6 días, el fin de semana para el público
Financiación:
Los expositores y publicidad
VIAJES DE INCENTIVOS:
Objetivos:
Motivación, ventas
Convocantes:
Empresas
Asistente: Personal
de la empresa o clientes que han cumplido determinados objetivos.
Duración: 2 ó 3 días
para viajes nacionales y de 7 a 10 para internacionales
JORNADAS PROFESIONALES -BOLSAS DE
CONTRATACIÓN. WORKSHOP
Objetivos: Promoción
y comercialización de productos o de servicios o destinos.
Convocantes:
La oferta.
Asistentes:
La demanda
Duración: 1
día
Financiación: Gobierno del destino o empresarios de la
oferta de servicios o productos
Tipos de azafata
La actividad de las ferias gira en torno a una muestra
comercial de productos, equipos o servicios que se presentan al mercado para su
comercialización y venta. Es un encuentro entre fabricantes y vendedores de
productos o servicios, con compradores y usuarios potenciales de los mismos. El
núcleo del evento es la exposición. Un congreso
se celebra para presentar, analizar y exponer criterios sobre técnicas,
proyectos, y estudios de interés profesional, científico o médico-sanitario.
Todo el congreso gira en torno al programa y las sesiones científicas,
enriquecidas normalmente con la incorporación de debates. En una convención la empresa busca el
posicionamiento de su imagen y marca. Algunas de las funciones que las azafatas
han de desarrollar en convenciones y congresos son muy similares, pero no hay
que olvidar que los objetivos de estos eventos son distintos, como también
pueden serlo las expectativas que los asistentes a los mismos pueden tener de
las propias azafatas.
Las empresas de un
sector de la industria o servicios alquilan un espacio en las ferias para
exhibir sus productos y en especial las novedades que ponen a disposición del
usuario o cliente final en la próxima temporada. Ejemplos de estos eventos,
abiertos al gran público son: la Feria de la Moda, la Feria de la Construcción
y la Feria del Automóvil. La azafata que trabaja en ferias va a estar envuelta
en una actividad eminentemente comercial, más o menos dinámica según las
funciones que tenga asignadas:
Funciones:
- Registro general de entrada: recepción de invitaciones y entrega de acreditaciones.
- Puestos de información general: facilitar información al asistente sobre la localización de las empresas en el área de exposición y del resto de los servicios de la feria.
- Ayudante de stand: apertura y cierre del
mismo; atención al visitante; explicación de los productos que se exponen;
registro de visitas y mensajes para los vendedores y personal de la
empresa; ayuda en la toma de pedidos, etc.
Debe contar con
buenos recursos para mantener intacta su actitud e imaten durante su turno de
servicio. Las ferias suelen tener horarios muy largos y una asistencia masiva
de personas que entran y salen continuamente. Se celebran en grandes naves,
acondicionadas al efecto, pero factores como la moqueta del suelo, el aire
acondicionado, la megafonía y música ambiental, los ruidos y la actividad
propia de la feria causan una buena dosis de fatiga adicional a la que supone
el propio trabajo. Una azafata de feria debe poseer buen estado físico y mental
para mantener este ritmo.
Las convenciones
están organizadas por una empresa o institución, restringidas al personal de la
misma, vendedores o miembros asociados, en los que el convocante busca mejorar
las relaciones interpersonales, transmitir su posicionamiento en el mercado, o
dar a conocer nuevas estrategias empresariales o institucionales. Durante los
días que dura la convención la azafata va a convivir con el equipo directivo de
la entidad organizadora y los participantes invitados. Su papel es, en la
mayoría de los casos, polivalente:
Funciones:
Seguramente
desempeñará tareas diversas; por la mañana, durante la sesión profesional
estará en la sala de reunión, posteriormente coordinará la asistencia al
almuerzo y por la tarde quizá deba apoyar al organizador en tareas
administrativas o acompañar a los invitados a una visita. Algunas de estas
funciones son similares a las que desarrollaría en un congreso, con la salvedad
de que en una convención la actividad social supera generalmente a la
científica.
Perfil:
Ha de ser muy
dinámica y tener facilidad para adaptarse a distintas, situaciones. El
responsable de la entidad organizadora busca en la convención captar el interés
de sus invitados, clientes, directivos o delegados a través de reuniones,
actividades lúdicas, pancartas e imágenes distribuidas por la sede para
hacerles llegar, directa e indirectamente, distintos mensajes subliminales. La
azafata es su partner en este compromiso.
Azafata de viajes de incentivo
Son eventos
organizados por una empresa con el objetivo de motivar las ventas o premiar el
cumplimiento de unos objetivos. Los viajes de incentivo van normalmente
acompañados por un responsable de la agencia de viajes organizadora, personal
de apoyo de la misma y guías acompañantes. La azafata que se contrata para un
viaje de estas características suele cubrir servicios puntuales en aeropuerto y
hoteles. No obstante, debido a la idiosincrasia de este tipo de viajes, esta
azafata debe ser capaz de integrarse en un equipo que busca sorprender a sus
invitados y crear un ambiente distendido de realidades e ilusiones.
Asistencia en
aeropuertos; recepción de invitados; traslados a hoteles; control de
participación en las actividades lúdicas; apoyo a la organización en los actos
sociales (autobuses, hoteles, restaurantes), manejo de listados, etc.
Perfil:
Capacidad de
adaptación a situaciones diversas, buen uso del idioma, don de gentes,
naturalidad y amplia cultura.
Los congresos suelen
estar convocados por una institución con el objetivo de que los miembros de la
misma puedan intercambiar experiencias y conocimiento, entre ellos y con otros
compañeros de profesión, así como dar a conocer nuevos proyectos, sus
aplicaciones y resultados en el área de su especialidad. Son eventos abiertos a
un sector determinado.
Funciones:
- En secretaría: preparación de la documentación; registro de inscritos; entrega de la documentación; manejo de listados, etc
- En información: localización de salas y
reparto de actividades; información de transporte público y transporte
privado en el caso de que el congreso lo ofrezca; horario comercial y
servicios generales de la sede y de la ciudad.
- En la exposición comercial: apoyo a los expositores; enlace entre los expositores y el organizador; ayudante de stand (apertura, cierre y control del stand; atención al visitante; explicación de los productos que en él se exponen; registro de visitas y mensajes para los vendedores y personal de la empresa).
- En sala: control de entrada de ponentes y participantes; asistencia en salas; apoyo a los ponentes, conferenciantes y autores de trabajos científicos en sus presentaciones científicas (audiovisuales y posters).
- En hoteles: puesto de hospitality dentro de un horario fijado, para coordinar el transporte a la sede así como la asistencia a cenas, excursiones y otras actividades del programa social de los congresistas y de los acompañantes.
- Otros puestos: control de entrada en
almuerzos; apoyo a la organización en los actos sociales: autobuses,
hoteles y restaurantes.
Perfil:
Una buena azafata de
congresos debe ser curiosa: buscar cuanta más información posible acerca del
congreso antes de su celebración: quién (el organizador), cómo (el programa) y
dónde (la sede, la ciudad); ponerse en el lugar de un congresista, sabiendo que
es un profesional que está pagando por asistir al congreso para tener la oportunidad
de relacionarse con expertos, aprender y conocer las nuevas tendencias del
mercado y en muchos casos, el futuro de su profesión. Debe mostrar autoridad,
pues la entrada está restringida a los participantes que se han inscrito y
registrado y la azafata ha de controlar el acceso a la sede y salas, de forma
precisa pero con la suficiente mano izquierda para evitar conflictos
innecesarios. Ha de ser una persona abierta, que pueda dirigirse de forma
natural pero con respeto, a invitados, ponentes, congresistas y patrocinadores.
El término protocolo
se utiliza hoy día como un conjunto de normas y fórmulas de actuación en el
trato entre personas o en sistemas de trabajo y producción. Según el
diccionario de la Real Academia Española de la Lengua entre otros significados,
protocolo es la "regla ceremonial diplomática o palatina establecida por
decreto o costumbre".
Cuando hablamos de
azafata de protocolo nos estamos refiriendo a aquella cuya tarea es prestar
servicio en actos oficiales en los que participan personalidades del mundo de
la cultura, la política o las ciencias, así como las autoridades de la
Administración o la Casa Real.
Funciones:
Enlace entre
las autoridades y el jefe de protocolo.
Perfil:
La azafata de
protocolo debe ser extremadamente cuidadosa en la observación y cumplimiento de
las normas protocolarias y, aunque en la mayoría de los casos trabaja bajo las
órdenes de un jefe de protocolo, necesita conocer las normas del protocolo
oficial y privado, la reglamentación que regula los tratamientos y precedencias
y la colocación de banderas y presidencias en actos oficiales. Sólo así podrá
entender el desarrollo del acto en el que está trabajando y la importancia de
su propia tarea. Discreción, alto nivel cultural, idiomas y buena imagen, son
habilidades imprescindibles con las que debe contar una buena azafata de
protocolo.
LOS
CONGRESOS
La característica
fundamental de los congresos radica en su organización y gestión financiera. El
congreso está organizado por una institución -sin ánimo de lucro- que busca la divulgación de ideas y conocimiento y
está dirigido a todos los interesados de un sector determinado. Analizando
cada uno de los componentes de esta definición se deduce la forma de
organización y gestión de los congresos:
El congreso ha de
autofinanciarse, puesto que una institución sin ánimo de lucro no tiene capital
para afrontar los gastos que supone la organización del evento. De aquí se
deriva el primer paso en la organización previa de un congreso, la búsqueda de
las fuentes de financiación del mismo que lo constituyen: por un lado, los
patrocinadores que aportan dinero a cambio de una presencia física y mediática
antes, durante y después del congreso; y por otro lado los asistentes, a través
de las cuotas de inscripción que pagan para asistir.
c) Busca la
divulgación de ideas y conocimiento
El congreso ofrece a
los asistentes un programa de sesiones científicas, profesionales o técnicas en
las cuales se exponen trabajos y temas de gran interés, presentados por
expertos en la materia que luego se encuentran sujetos a debate. Estos trabajos
son publicados en un libro de resúmenes (abstracts) o en la revista
institucional.
d) En un sector
determinado
Se trata de una
convocatoria "abierta", dirigida a los profesionales de un sector,
miembros de la institución convocante o no.
TIPOLOGÍA
No hay dos congresos
iguales, aunque vayan dirigidos a un mismo sector. Incluso una edición puede
ser muy diferente de la siguiente o de la anterior. Estas diferencias pueden
provenir del tipo de implicación del comité organizador en su preparación, sus
prioridades a la hora de establecer el programa, el perfil de los ponentes
invitados, el programa social, etc. Las características que diferencian unos
congresos de otros vienen dadas principalmente por:
El ámbito de
convocatoria. El sector al que va dirigido. Sus contenidos y actividades.
Por el ámbito de la convocatoria
El ámbito del
congreso hace referencia a la apertura geográfica de la convocatoria,
normalmente referida a la asociación o sociedad convocante.
v Regional: convocados
por una asociación o sociedad regional para los miembros asociados,
profesionales o colectivos de esa región o Comunidad autónoma.
v Nacional: la
convocatoria del congreso está hecha por una institución nacional abierta a los
profesionales del país o estado en el que el congreso se celebra, ya sean
miembros asociados de la institución o no. El comité organizador está formado
por miembros de la institución convocante, que son normalmente locales. La
financiación estará en mano de empresas locales o las divisiones nacionales de
una empresa extranjera, interesada en el sector. La edición suele ser anual o
bienal.
v Europeo: los congresos
europeos son habitualmente convocados por la federación europea que agrupa a
las instituciones nacionales de un determinado sector, con el fin de congregar
a todos sus miembros europeos en un evento. La ciudad-sede suele ir rotando en
cada edición, de manera que todos los países miembros puedan tener opción a
presentar una candidatura para organizar el congreso en su país. Normalmente
hay dos órganos de gestión:
a)
El
comité internacional formado por representantes de cada una de las
instituciones miembros, que suele gestionar los contenidos del programa.
b)
El
comité organizador local que, nombrado por el comité internacional, se ocupa de
la organización general y logística del congreso.
La
financiación estará en manos de las centrales europeas de las empresas
interesadas en el sector. El congreso suele celebrarse cada año o cada dos
años.
v Internacional o
mundial: se trata de congresos convocados por una federación internacional de
un determinado sector o especialidad, para los colectivos de las asociaciones y
sociedades de los países miembros de la misma. Su organización es similar a la
de un congreso europeo.
Por el sector al que va dirigido
Las instituciones que
organizan congresos son muy variadas y así lo son también sus objetivos.
Mientras que el espíritu de un congreso es, de manera generalizada, una
convocatoria abierta a un sector para compartir experiencias y proyectos, las
características de cada sector y los objetivos particulares de cada evento
hacen que no se pueda establecer un patrón estandarizado para todos por igual.
Los sectores que organizan congresos más frecuentemente son:
4 Sector
médico-sanitario: congresos convocados por asociaciones y sociedades médicas y
de enfermería, así como por sus secciones, por especialidades clínicas o departamentales,
dirigidos a médicos, residentes, enfermeras y auxiliares de clínica, según los
casos, sean miembros de esas instituciones o no.
4 Sector científico:
congresos convocados por departamentos de una determinada área de investigación
académica, perteneciente a una Facultad o Escuela Universitaria, dirigidos a
licenciados, profesores, doctores académicos y estudiantes, según los casos.
4 Sector profesional:
congresos convocados por asociaciones y colegios profesionales abiertos a los profesionales
del sector, ya sean asociados, colegiados o no pertenezcan a la institución. En
su mayoría estos colectivos agrupan a personas físicas que están trabajando
tanto para la empresa pública como privada. Hay también un gran número de
asociaciones profesionales cuyos miembros no son personas físicas, sino las
propias empresas.
4 Sector político:
eventos convocados por un partido político o una asociación institucional,
perteneciente a la Administración Central (gobierno de la nación), Autonómica
(comunidades autónomas) o Local (ayuntamientos), dirigido a sus propios
miembros.
Por sus contenidos y actividades
El número y las
características de los stands de los patrocinadores indican el espacio que se
necesita para montar la exposición comercial y puede ser, en ocasiones,
condicionante para la ubicación y prestación de otros servicios, como la
distribución de los cafés durante las pausas de trabajo o la ubicación de los
posters científicos.
Una sesión con
retransmisión en directo de una cirugía que se está llevando a cabo en ese
momento en un hospital; una sesión de expertos en la que un mismo tema se
plantea bajo distintas perspectivas, abriendo un debate y votación interactiva;
un taller de prácticas de psicoanálisis, o una demostración de robótica son
todos ellos ejemplos prácticos que requieren una coordinación puntual de
servicios, equipos y personal distintos para cada situación.
Mil asistentes a un
congreso que ofrece almuerzo diario sentado necesitan unos servicios de
restauración y catering que no son necesarios cuando el almuerzo es tipo cóctel
de pie o se dan bolsas-picnic; las características del programa social para
congresistas y acompañantes junto con la distancia entre sede y hoteles y los
accesos públicos, demandan la contratación de determinados servicios de
transporte.
Todas estas
consideraciones suponen para la organización del evento unas necesidades que
difieren enormemente de un escenario a otro.
ESTRUCTURA
La estructura de un
congreso se levanta sobre unos ejes humanos que son los pilares del congreso,
desde su nacimiento hasta su celebración. Una azafata de congresos debe estar
familiarizada con ellos, distinguir el papel que desempeña cada uno, su
protagonismo y parcela de actuación. De esta manera le será más fácil
relacionarse con cada uno de ellos. Estos elementos son:
La organización:
comité organizador y operador profesional del congreso. Los patrocinadores. Los
ponentes. Los congresistas.
La organización
§ El comité organizador
del congreso es el órgano de gestión del mismo. El presidente es el responsable
de su organización y es quien tiene que tomar las decisiones finales sobre cada
una de las piezas del congreso, y muy en especial, sobre los contenidos del
programa. Además del presidente, formarán parte del comité un secretario y un
tesorero, y un número determinado de vocales cuya responsabilidad y funciones
dependen de la envergadura del evento. Así, en grandes congresos
internacionales los vocales pueden constituirse en comisiones de trabajo
repartiéndose la responsabilidad sobre las distintas tareas relativas a
patrocinio, programa, actos sociales, exposición comercial, comunicación,
logística y actividades paralelas. En congresos más pequeños, el presidente y
secretario suelen compartir funciones y delegar en alguno de los miembros para
la ejecución de determinadas tareas.
§ El operador
profesional del congreso (OPC). Puede estar en manos de una agencia de viajes
especializada, con una división dedicada en exclusiva a la operación
profesional de congresos o por una empresa jurídica que se dedique en exclusiva
a la operación profesional de congresos. Unos y otros son conocidos en el argot
profesional como OPC. El OPC es el órgano asesor y ejecutor del congreso.
Periódicamente se reúne con el comité organizador para cogestionar toda la
actividad del congreso y establecer el cronograma de actuación: las pautas que
se han de seguir en cada uno de los temas, desarrollar contenidos y marcar
plazos. Su labor está presente durante toda la vida del congreso, pero las
funciones varían en cada etapa de organización:
a)
Antes
del congreso: el OPC asesora al comité organizador en la elección de la sede,
establece el cronograma y coordina su seguimiento, confecciona el presupuesto y
gestiona la contratación de los servicios, registro de asistentes y participación
de invitados, ponentes y patrocinadores.
b)
Durante
el congreso: es el encargado de montar la secretaría técnica en la sede,
proveer asistencia a los congresistas y coordinar todas las actividades y
servicios del congreso, en la sede y fuera de ella, durante todos los días que
dure el evento.
c)
Después
del congreso: una vez finalizado el congreso, le corresponde la presentación
del resultado económico, redacción de informes y elaboración de estadísticas.
Los patrocinadores
El patrocinio es una de
las fuentes principales de financiación del congreso. Sin ellos resulta casi
imposible soportar los gastos que ocasiona un congreso. Sin embargo, el
patrocinador que hace una aportación económica a un congreso espera también un
retorno de su inversión, basado en una diversidad de intereses, entre los que
se podrían destacar:
§ Intereses de
notoriedad: imagen, presencia en medios, difusión en el sector, proyección de
innovador.
§ Intereses de
investigación: presentación y difusión de proyectos, participación en
conferencias.
§ Intereses
comerciales: proyección de líder ante sus clientes, observación directa de la
competencia, punto de encuentro con clientes.
§ Intereses económicos:
inscripciones gratuitas, invitación a actos especiales.
Los patrocinadores
suelen registrarse como expositores, en cuyo caso presentan sus nuevos
productos y proyectos en un stand dentro del área de exposición comercial del
congreso. Su participación se ha de ajustar a una serie de normas que se
indican en un manual de expositor, que el OPC prepara y distribuye a las
empresas participantes.
Los ponentes
Los ponentes o
conferenciantes son los protagonistas de toda reunión. Su prestigio como
oradores o expertos de un tema incide en la asistencia y clima de la sesión.
Sus ponencias forman normalmente las mesas redondas, montadas habitualmente en
sesiones plenarias. Participan como invitados del comité organizador y reciben
un tratamiento especial durante el congreso: registro separado, credenciales
diferenciadas, alojamiento en el hotel sede, traslados privados y actos
sociales exclusivos.
No se debe confundir
a los ponentes, expertos que dan conferencias sobre un tema, con los autores de
comunicaciones científicas. Éstos son profesionales del sector que someten un
proyecto inédito, preparado por un equipo sobre un tema específico, a la
aprobación de la comisión científica del congreso. Los elegidos serán incluidos
en una sesión de comunicaciones del congreso, en la que, conjuntamente con
otros autores, podrán presentar brevemente a los asistentes sus estudios sobre
ese tema.
Los congresistas
La asistencia al
congreso se hace por inscripción. Los interesados en asistir deberán
inscribirse y pagar su cuota de congresista, siendo ésta una fuente de
financiación del congreso, que cubre, principalmente, los gastos derivados de
su participación. La asistencia a un congreso suele estar abierta a:
Profesionales del
sector, "miembros" de la institución. Profesionales del sector,
"no miembros" de la institución. Estudiantes. Acompañantes.
Unos y otros han de
inscribirse al congreso y pagar la cuota que les corresponde según figura en el
formulario de inscripción, de acuerdo a su perfil y fecha en la que efectúa la
inscripción. Los congresistas ya inscritos de antemano, al llegar al congreso
se dirigen al registro de preinscritos, organizado habitualmente por orden
alfabético. Allí se acreditan y reciben su documentación. Aquellos congresistas
que desean inscribirse directamente en la sede, deben acudir al mostrador
diferenciado de nuevas inscripciones, para procesar las mismas y poder
acreditarse.
Las secretarías
Para llevar a cabo la
organización de cada una de las funciones de un congreso se crean unos
departamentos de coordinación que se conocen con el nombre de secretarías.
Secretaría científica
Esta secretaría se
encarga de la relación con los ponentes y autores de comunicaciones científicas
y la preparación del programa científico. La mayor parte del trabajo realizado
por esta secretaría está localizado en la etapa de "preparación" del
congreso, es un trabajo "previo" que debe estar completamente cerrado
unos meses antes del inicio del congreso. Cualquier gestor sabe que el programa
que no esté confirmado y cerrado antes del inicio del congreso difícilmente se
llevará a cabo durante el mismo.
Esta secretaría es responsabilidad
del comité organizador quien, cada vez más a menudo, viene delegando en el OPC
el proceso de recepción de comunicaciones científicas y su clasificación por
temas y tipos de presentación (orales, vídeos o posters), envío a evaluadores,
confirmación a los autores e incorporación al programa definitivo.
El
documento maestro a través del cual se gestionan las comunicaciones científicas
es la hoja de comunicaciones, que puede ser un impreso en papel pero es cada
vez más frecuente un formulario web.
Secretaría técnica
Centraliza la
relación con los congresistas. La gestiona el OPC y sus funciones principales
son:
§ Funciones
pre-congreso:
a)
Recepción
y proceso de las inscripciones: mailing de congresistas, gestión y cobro de inscripciones.
b)
Comunicación
con el congresista (confirmación de inscripción, cambios y anulaciones).
c)
Comunicación
con el comité organizador (informe periódico de todas las personas y entidades
inscritas).
§ Funciones durante el
congreso:
a)
Preparación
de la secretaría en la sede del congreso.
b)
Coordinación
de los servicios en la sede del congreso.
c)
Preparación
y entrega de la documentación al congresista.
d)
Tramitación
de las inscripciones nuevas.
e)
Asistencia
personal durante el congreso.
§ Funciones
post-congreso
a)
Cierre
económico del congreso.
b)
Informe
final de la gestión.
c)
Estadísticas.
El documento maestro
a través del cual se gestiona la inscripción de congresistas es el formulario
de inscripción, que puede ser un impreso en papel o un formulario web.
Secretaría turística
Se responsabiliza de
todos los servicios turísticos relacionados con el congreso. Las funciones
principales de esta secretaría son:
§ Alojamiento de
congresistas e invitados.
§ Organización de los
tours pre y post congreso.
§ Gestión del transporte
de los ponentes invitados.
§ Gestión de los
traslados de llegada y salida y del transporte entre los hoteles y la sede del
congreso.
§ Visitas y
excursiones.
§ Programa social y de
acompañantes.
Estas tareas se
desarrollan en dos etapas: una primera etapa de gestión pre-congreso, referida
a la contratación y reserva de los servicios, y una segunda etapa operativa,
que se refiere a la coordinación de los servicios durante el congreso.
Secretaría de
exposición
§ Levantamiento de
planos.
§ Distribución de
espacio.
§ Comercialización y
venta de stands.
§ Contratación de los
servicios de montaje de estructuras y decoración del stand.
§ Diseño del folleto
divulgativo.
§ Comunicación con
expositores.
§ Cobros de las
aportaciones y pagos de los expositores.
§ Coordinación de la
carga y descarga de mercancías, montaje y desmontaje de la exposición en la
sede.
EQUIPOS Y RELACIONES
La organización de un
congreso supone la coordinación de todos los servicios y personas que
intervienen en el congreso buscando el mejor aprovechamiento del esfuerzo y
capital invertido por organizadores y patrocinadores.
EQUIPOS
Durante los meses
anteriores a la celebración del congreso, los equipos de gestión (comité
organizador) y de operaciones (OPC) han estado trabajando codo con codo
siguiendo un riguroso cronograma con las funciones a desempeñar en tiempo y
forma por cada responsable.
Unas semanas antes
del congreso aparecen en escena los equipos de prestación de los servicios
(proveedores). En este período estos proveedores que, a su vez, han estado
trabajando con sus propios equipos durante varios meses, se hacen ver como
prestatarios de servicios en la organización del congreso. Muchos son los
proveedores que directa o indirectamente toman parte en la actividad del
congreso, agrupándose en dos pilares fundamentales:
Proveedores de instalaciones
Integran este cuerpo
los equipos que llevan la gestión de las infraestructuras en la sede donde el
evento se va a celebrar y en los hoteles seleccionados para alojar a invitados
y asistentes.´
• La sede:
Estará situada,
normalmente, en un palacio de congresos o en un hotel, dependiendo
principalmente de las dimensiones del congreso, número de asistentes previsto,
contenidos del programa, actividades paralelas y presupuesto.
• Los hoteles:
Además de la función
de sede que pueden cumplir los hoteles en determinados congresos, facilitan el
alojamiento de los asistentes, congresistas e invitados. Habitualmente el
congreso ofrece una relación de hoteles oficiales, de entre todos los que hay
en la ciudad. El congresista es libre de reservar su alojamiento en estos
hoteles o buscarlo por su cuenta, ya que la cuota de inscripción al congreso no
cubre el alojamiento del congresista. Para los invitados, ponentes y comité
organizador, cuyas habitaciones sí están cubiertas por el congreso, se reserva
el alojamiento en uno de ellos.
Proveedores de servicios auxiliares
Todo el congreso está
montado en una cadena de servicios que se complementan y aparecen en escena
según un guión establecido. Los servicios han sido previamente estudiados,
negociados y revisados varias veces a lo largo de la preparación del congreso.
De esta forma se consigue un producto final completo en fondo y forma, capaz de
satisfacer las necesidades de los asistentes, del organizador y del
patrocinador, dentro de los límites del presupuesto. Algunos servicios
auxiliares son gestionados por la misma sede en la que tiene lugar el congreso,
es lo que se denominan servicios "in-house". Otros servicios se
subcontratan a una empresa externa, bien para prestarlos en actividades que
tienen lugar en la propia sede o fuera de ella. Por su relevancia hay que
destacar los siguientes:
§ Los técnicos de
equipos de audiovisuales e informáticos: instalan en la sede la infraestructura
necesaria para conseguir que las salas estén perfectamente equipadas con el
sonido y material audiovisual preciso para cada conferencia o reunión.
Como
ya se ha mencionado las características de los equipos dependen del tipo de
presentación que los ponentes realicen, del tamaño y montaje de la sala y del
número de asistentes. En congresos internacionales en los que participan
ponentes de distintos países, es muy importante definir de antemano las
características de los equipos que se van a poner en la sala e informarles
debidamente, para que aporten su presentación en un soporte, formato, programa
y versión compatible con los equipos de sala.
La
azafata de sala es el puente de coordinación entre el técnico y el ponente: por
un lado debe comprobar que éste sabe utilizar los equipos disponibles en la
sala para su presentación y averiguar si necesita algún tipo de apoyo externo,
y por otro lado se asegurará de que el técnico conozca el programa del congreso
y la secuencia de cada presentación.
§ Intérpretes: cuando
hay varios idiomas oficiales se contratan intérpretes de traducción simultánea
que traducen la conferencia desde una cabina a dichos idiomas. Las azafatas de
sala recordarán a los asistentes, y en particular a los ponentes, que se está
ofreciendo traducción simultánea en los idiomas acordados, para que en caso de
necesitar traducción, soliciten en el mostrador correspondiente, los receptores
y auriculares necesarios para recibir la traducción.
§ Técnicos de montaje:
montan la exposición comercial del congreso, desde la preparación del suelo
sobre el que se van a levantar los stands (moqueta, cableado eléctrico, tomas
de voz y datos) hasta la construcción y decoración de los stands, ya sean
modulares o de diseño.
Estas
empresas suelen colocar también los paneles sobre los que se cuelgan los
posters científicos.
§ Empresas de catering:
proveen los cafés que se dan a los congresistas en las pausas entre reuniones,
así como los aperitivos y almuerzos que ofrezca el congreso a sus asistentes.
En los hoteles estos servicios son ofrecidos por el servicio de restauración y
banquetes del propio hotel. Los palacios de congresos, por regla general,
suelen trabajar con una serie de empresas de catering habituales, cuyo contacto
pasan al OPC para que éste pueda elegir la empresa que mejor se adapte a las
necesidades del congreso, tanto en calidad como en presupuesto. Hay algunos
palacios de congresos que tienen contratos de exclusiva con una empresa, con la
que forzosamente se han de contratar todos los servicios de catering de los
congresos que tengan lugar en ese palacio.
La azafata como referente
Las azafatas tienen
la tarea excepcional de personalizar los servicios, convirtiendo tareas tan
abstractas como la información y la comunicación en productos vivos con
cualidades tangibles.
Como equipo, forman
uno de los grupos de trabajo más visibles en el congreso, lo que les confiere
además una responsabilidad indirecta, al ser tomadas como referente en la
apreciación y valoración de muchos aspectos, relacionados o no con el congreso.
La actitud y
respuesta de una azafata ante una situación puede ser tomada como referente con
respecto a:
§ Sus compañeras
equipo:
El
asistente a un congreso valora el servicio global de azafatas en función de la
atención personal que recibe. Si una azafata es amable y eficaz con él, su
valoración del equipo de azafatas será estupenda. La actitud de una persona
está siendo percibida como actitud del servicio, y por tanto de todas las
personas que lo integran.
§ La ciudad.
Los
recursos que la ciudad ofrece, ya sean de servicios o infraestructuras,
llegarán al conocimiento del usuario potencial a través de la información que
reciba. En un congreso, habrá seguramente varios medios y canales de distribución
de esta información: folletos turísticos, fotografías de la ciudad, prensa
especializada, páginas web, vallas publicitarias, anuncios, etc. Sin embargo,
las recomendaciones o sugerencias de una azafata serán mucho más efectivas que
cualquier otro soporte físico o virtual, especialmente si esa información se ha
dado con amabilidad y profesionalidad. Acertar en la recomendación de un museo,
tienda o medio de transporte puede hacer que el visitante disfrute de la ciudad
y haga una buena propaganda de la misma. Si por el contrario se ha sentido
frustrado y confundido porque la información recibida no coincide con la
realidad, la imagen que se llevará de la ciudad será negativa y tendrá la
sensación de haber perdido su tiempo y su dinero.
§ El país.
La
mezcla de nacionalidades entre los asistentes intensifica el carácter local del
profesional de operaciones, especialmente de las azafatas, tomándolas como
referencia del país anfitrión. Una azafata puede, sin pretenderlo, transmitir
una imagen que se va a considerar como una imagen que se va a considerar como
una característica del conjunto de la población, por ejemplo la estatura media o
el dominio de los idiomas. Hay que tener en cuenta que para muchos congresistas,
que asisten a un congreso en las afueras, con largas jornadas científicas que
permiten pocas salidas individualizadas, el equipo de azafatas será la única
referencia local que tengan durante los días que dura el congreso, para muchos
los únicos días de permanencia en el país.
La relación de la azafata con el comité organizador
El comité organizador
es "el cliente" del congreso. Representa a la Institución que ha
convocado el congreso, y por tanto quien tiene el mando del mismo. Este comité
está formado por un grupo de personas que se reparten las funciones de gestión,
creando comisiones de trabajo.
El presidente del congreso es el máximo
representante, inaugura y cierra normalmente el evento y, en la mayoría de los
casos, es quien, conjuntamente con la junta directiva de la institución a la
que representa, prepara el programa científico, decide los conferenciantes y
ponentes invitados y firma los acuerdos con los patrocinadores.
El secretario suele ser el portador de las
decisiones tomadas por el comité organizador y es el "buzón de
sugerencias" para todos los miembros.
El tesorero controla la gestión financiera,
especialmente en lo relativo a ingresos y los compromisos adquiridos por
patrocinadores, inscripciones y otras aportaciones, así como el estudio de las
partidas de gastos.
Cada congreso tiene
su propia operativa, y cada comité organizador establece sus pautas de gestión.
En algunos congresos el presidente es una figura de prestigio científico y el secretario
es el verdadero gestor y quien coordina con el OPC las decisiones tomadas por
el comité organizador. En otros es el propio presidente quien lleva las riendas
del congreso y coordina las acciones llevadas a cabo por las distintas
comisiones de trabajo en las que están agrupados los miembros del comité
organizador.
Las azafatas deben
saber quiénes son los miembros del comité organizador, para que cuando uno de
ellos se le acerque, ésta le reconozca y si es posible, le llame por su nombre.
Por otro lado la
azafata ha de tener presente que quien le da instrucciones es el OPC, por tanto
toda petición que reciba ajena a la responsabilidad propia del puesto que tiene
asignado, deberá reportarla al OPC para que éste decida cómo y quién la
ejecutará, aunque dicha solicitud venga de un miembro del comité organizador.
La relación de la azafata con el operador profesional del
congreso (OPC)
El OPC de un congreso
es el asesor del comité organizador y en quien éste ha delegado la operación,
tanto por lo que respecta a la contratación de los servicios como a la propia
ejecución de los mismos. Es el responsable operativo del congreso y de la buena
marcha de los servicios. Es el OPC quien decide la agencia de azafatas con la
que se va a trabajar y contrata el número que estima necesario. Aunque
normalmente la agencia sugiere qué azafatas son las más apropiadas para cubrir
los puestos que le han solicitado, el OPC se reserva el derecho de
entrevistarlas personalmente para confirmar si se ajustan a sus necesidades.
Además, unos días antes del congreso, el OPC convoca a todas las azafatas
contratadas con el fin de que conozcan la sede, salas y áreas de recepción,
exposición, restauración y secretaría donde se van a desarrollar cada uno de
los actos del evento. En esta reunión se confirman los puestos y funciones y es
el momento para resolver posibles dudas, tanto con referencia a las funciones y
características del puesto, como a su localización y relación con el resto de
las actividades del evento (Briefing).
Así pues, aunque la
relación contractual de la azafata está unida a la agencia, que es quien paga
su salario, a nivel operativo y funcional la azafata estará a lo dispuesto por
el OPC en cada momento. Es el operador el que le ratifica en su puesto y
reporta a la agencia la calidad de los servicios prestados; en definitiva el
que, en función de la calidad de su trabajo, puede motivar su permanencia en el
congreso, extensión o reducción de la duración del servicio.
La relación de la azafata con los asistentes
Los participantes son
la razón de ser del trabajo de azafata. Toda su actividad gira en torno a la
atención al congresista. Organizador y operador han trabajado duramente en la
preparación del evento, buscando una perfecta armonía entre todos los actos y
servicios a prestar a los asistentes. En el caso de los congresos, la
participación en el mismo se hace por inscripción. El congreso publica un
formulario de inscripción con las distintas cuotas, según los tipos de
asistente, que el interesado deberá rellenar y enviar junto con el pago a la
secretaría técnica del congreso. En algunas ocasiones, los patrocinadores
invitan a sus clientes, y procesan, en nombre del invitado, su inscripción al
congreso. Todos los participantes, sean congresistas, expositores, ponentes,
invitados, patrocinadores o formen parte del comité organizador, han de estar
inscritos.
Las azafatas que
trabajan en el congreso deben estar familiarizadas con los distintos tipos de
inscrito que pueden existir en el congreso y con las cuotas de inscripción que
los asistentes deben pagar según el grupo al que pertenecen y la fecha de su
inscripción, especialmente las azafatas que están en el puesto de secretaría y
registro. Deben, además, ser capaces de identificar los distintos "tipos
de asistentes" por la acreditación que llevan, en la que se indica el
perfil del mismo o papel que desempeña en el congreso.
Perfil de asistentes según su acreditación
Acreditación Perfil
Cuota
Congresista
Participan como asistentes. Varios niveles de
cuota,
Pueden ser
profesionales o según
la fecha de inscripción,
estudiantes de esa
especialidad. a su vez diferente según
En este último caso
han de sean
miembros asociados de
certificar
estar inscritos en un curso, la
institución o no.
máster o programa de
entrenamiento.
Ponente Conferenciantes invitados.
Gratuita.
Comités Miembros gestores incluidos
en el En algunos congresos
gozan
comité
organizador del congreso, de
cuota gratuita y en otros
comité
científico o junta directiva de pagan
cuota de congresista.
la
sociedad o asociación convocante.
Acompañantes Son las personas que acompañan a un Mismas condiciones que los
congresista
y participan solamente en congresistas,
pero con un
los
actos sociales. nivel
de cuota más bajo
Expositores Patrocinadores que están
presentes Cuota gratuita para
un
en
el congreso con un stand en el número
limitado
área
de la exposición comercial. Los
expositores
no participan en los actos
científicos
del congreso, pero han de
estar
inscritos.
Prensa Medios de difusión que
colaboran en Cuota gratuita.
el congreso, previamente acreditados.
La coordinadora de azafatas
Si para las azafatas
es necesario el conocimiento de las dotaciones que dan servicio al congreso,
todavía es mucho más importante que el equipo esté bien coordinado,
especialmente en congresos grandes. La coordinadora debe ser una azafata
"senior", con experiencia, templanza y capacidad de reacción.
Vigilará el cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones de las
azafatas, así como el respeto a sus derechos, la supervisión de los horarios de
llegada y salida, y la cobertura completa de cada uno de los puestos de trabajo
requeridos, siempre de acuerdo con el OPC.
La coordinadora debe
disponer de un planning diario de las azafatas, cuya copia también tendrá el
OPC. Este planning le va a permitir: saber dónde está cada azafata en cada
momento, el número de horas realizadas y buscar una sustitución a una baja o
ausencia inesperada en un momento dado. En este planning deben figurar, al
menos, los siguientes datos:
• Nombre del
congreso.
• Nombre de cada azafata.
• Teléfono de
contacto.
• Puesto asignado.
• Tareas.
• Turno de comida.
• Hora de entrada.
• Hora de salida
prevista.
• Hora de salida
real.
• Incidencias.
La coordinadora debe
tener bien presente que está trabajando en representación de la agencia de
azafatas, cuyo cliente es el OPC que ha contratado el servicio a la agencia.
Una buena
coordinadora sabrá que su papel es estar en la sombra, controlando y buscando
recursos a problemas que pudieran tener las azafatas, incluso antes de que
ocurran, siempre en la relación azafatas-OPC. La coordinadora de azafatas
depende contractualmente de la agencia de azafatas y operativamente del OPC. No
tiene dependencia operativa con el comité organizador. Si algún miembro del
mismo le pide algún dato en relación al congreso, debe siempre identificarse
como coordinadora de las azafatas y hacer saber al interesado que transmite su
consulta al OPC, que es el operador del evento. Cualquier interferencia con los
asistentes o miembros del comité organizador no coordinada por el OPC, puede
dar una visión equivocada de su papel y responsabilidad y tener consecuencias
graves para el conjunto de la organización, para su agencia y para ella misma.
PREPARACIÓN DEL CONGRESO
En los capítulos
anteriores se ha intentado sintetizar el perfil personal y la preparación que
se requiere para ser una buena azafata, capaz de integrarse en un equipo
operativo con funciones específicas y tareas interesantes, lejos de aquellas
otras cuyo único interés es saber cuántas horas han de estar en el congreso y
cuánto van a cobran
Hay muchas agencias
que "venden" su producto, anunciando azafatas con buena presencia e
imagen, sin tener en cuenta que este perfil ya se da por supuesto. Hoy día no
hay motivo para que una chica o chico joven, que ha podido formarse debidamente
y que está diariamente expuesto a mensajes comerciales y publicitarios a través
de los medios de comunicación, no tenga interés en su persona y en su imagen, máxime
si se quiere dedicar al trato con el público. Lo que verdaderamente diferencia
a una buena azafata es su interés por el trabajo, por saber qué se espera de
ella y por formarse para desarrollar sus tareas con la mayor eficacia posible.
Los tres enemigos
fundamentales que un organizador de congresos puede encontrar en las azafatas
asignadas por la agencia para un congreso son:
§ Falta de interés, motivada principalmente porque no valora su
trabajo. El único objetivo es cubrir una serie de horas para cobrar unos
ingresos que le permitan hacer otras cosas que le interesan más.
§ Desorientación por desconocimiento de las funciones que
ha de realizar. Hay casos en que una azafata llega al congreso sin saber qué
papel va a desarrollar, a lo sumo sabe que va a estar en la secretaría o en
sala, pero no conoce lo que ello implica.
§ Falta deformación para el puesto. Desgraciadamente
muchas agencias aceptan el currículum de una azafata sin profundizar en los
niveles de conocimiento de aquellas habilidades que declara poseer: el nivel de
inglés y su capacidad de comprensión oral y escrita, el manejo de herramientas
y programas informáticos o su experiencia anterior y papel desarrollado en
otros eventos en los que haya podido participar.
Cada congreso es un
mundo distinto, con múltiples variables que afectan a la cantidad de personal
auxiliar necesario, reparto de funciones, prioridad de actuación, interrelación
de servicios, horarios y necesidades. Incluso las azafatas más expertas
agradecen una reunión previa de coordinación con el organizador para definir
sus tareas. Cuando se trata de congresos promovidos por las universidades, el
personal auxiliar puede verse nutrido de voluntarios, estudiantes de la propia
materia que prestan servicio al congreso a cambio de asistir al evento y
obtener la documentación del mismo de forma gratuita. Cuando se cuenta con
voluntarios en un congreso en el que también se contratan azafatas es preciso
definir la responsabilidad y papel de cada cual, para que unos no interfieran
en las labores de los otros.
En todos los casos,
ya se cuente con voluntarios o azafatas especializadas, se necesitan reuniones
previas de formación e instrucción en las tareas que se van a encomendar a
azafatas y/o voluntarios. Los que vayan a estar involucrados en el proceso de
inserción de datos de nuevos inscritos o en el registro de la entrega de
acreditación y documentación de los pre-inscritos deben conocer además, el
programa informático que gestiona este trámite.
La información
general del congreso deberá ser transmitida a todo el equipo, en una sesión de
coordinación que se conoce con el nombre sajón de briefing.
EL BRIEFING
Se trata de una
reunión en la que el operador profesional del congreso transmite a las azafatas
toda la información relativa al evento, sus contenidos, perfil de los
participantes, actividades y tareas a desarrollar por el equipo en general y
por cada azafata de forma individual. Lo más correcto es que esta reunión tenga
lugar en la propia sede, unos días antes del congreso, cuando todos los
servicios del programa están completamente estructurados.
Los temas que se han
de tratar deben presentarse en secuencias lógicas de información, de forma que
antes de que cada persona conozca su tarea personal y la del equipo, conozca
bien el conjunto del programa, la sede en la que va a trabajar y las expectativas
que de ellas se tienen.
Programa científico y contenidos
El programa
científico es el hilo conductor del congreso, que indica la estructura,
actividad y servicios que ofrece. Contiene la información de todo aquello que
va a ocurrir durante el mismo, y por tanto es la referencia para saber el
número de azafatas que se van a necesitar, las funciones que tendrán que
desempeñar y las habilidades que han de tener. A través del programa se
encuentra respuesta a:
× Qué actividades tiene el congreso: sesiones, exposición
comercial, actos institucionales, etc. El tipo de sesión anuncia el perfil de
los ponentes que darán las conferencias, la mesa presidencial y el tipo de
montaje técnico que hay que situar en la sala. En la mayoría de los congresos
científicos y médicos, además de las sesiones de tipo mesa redonda, en la que
varios ponentes presentan sus puntos de vista sobre un mismo tema, existen las
sesiones de comunicaciones, durante las cuales una persona presenta un trabajo
("comunicación") que ha preparado en equipo con otros colaboradores.
En cada trabajo pueden haber contribuido un número determinado de personas que,
en algunos congresos no suele ser más de tres y en otros puede llegar hasta
diez u once. Al primer firmante del trabajo, habitualmente la persona que lo
presenta en la sesión en nombre del equipo, se le conoce como
"autor", siendo el resto de las personas del equipo los
"coautores". Estos trabajos, según su formato, se presentarán en
distinto tipo de sesiones.
¥ Sesiones de comunicaciones orales: Cada autor expone
el trabajo en 10 minutos, apoyando su presentación oral con una proyección de
diapositivas en Power Point. La sesión suele durar 90 minutos aproximadamente,
para dar cabida a 8 comunicaciones y dejar otros 10 minutos al final de la sesión
para debate o preguntas.
¥ Sesiones de comunicaciones con vídeo: Su estructura y
funcionamiento es similar a las comunicaciones orales, pero en este caso los
autores presentan sus trabajos en un vídeo, ya sea en sistema DVD o Power Point
con vídeo.
¥ Sesiones de comunicaciones póster: Estas sesiones
consisten en la presentación de trabajos impresos en papel, a tamaño póster,
que se exponen en paneles numerados. El póster suele permanecer colgado durante
todo el día y el autor defenderá su trabajo ante los interesados en la franja
horaria de la sesión de póster que le corresponda. Para ello se ha de contar
con una sala con la capacidad suficiente para situar tantos paneles como
posters diarios hayan de ser expuestos, con espacio suficiente para que los
visitantes puedan moverse de un panel a otro y conversar con los autores.
× Cuándo va a tener lugar cada sesión y actividad:
franjas horarias. El reparto horario de las sesiones indica si se trata de una
sesión plenaria (única en su franja horaria) o sesión paralela (coincidente en
horario con otra u otras sesiones que tienen lugar en otra u otras salas).
× Dónde se desarrollará, las salas y salones donde la
actividad va a tener lugar.
× Quién va a presidir cada acto: los ponentes de cada sesión,
los autores que presentan sus comunicaciones, los expositores que estarán
presentes con un stand, y el número de personas que se estima pueda asistir a
cada sesión, que es la pauta para decidir el tamaño de la sala y el tipo de
montaje.
Exposición comercial
Como complemento al
programa, la mayoría de los congresos financiados por empresas del sector
suelen contar con un área de exposición comercial en la que las empresas montan
sus stands para dar a conocer sus productos nuevos a los asistentes al
congreso.
Programa social
Durante el briefing
se informa también a las azafatas del conjunto de servicios que forman el
programa social, tanto para los asistentes, como para sus acompañantes,
haciendo especial mención a aquellos que requieren la presencia o intervención
de las azafatas: pausas de café, almuerzos, asistencia en aeropuerto, cenas,
excursiones y visitas para acompañantes e invitados.
La sede
Las azafatas que van
a trabajar en un congreso deben conocer perfectamente la sede dónde éste tiene
lugar. Nos referimos al establecimiento donde el evento se celebra, de forma
que cada azafata debe ser capaz de informar debidamente a los asistentes de la
localización de todas las sesiones y actividades, su forma de acceso y los
servicios generales del edificio: aseos, ascensores, escaleras, guardarropa,
sala de prensa, teléfono público, almacenes y plan de evacuación en caso de
emergencia.
Por este motivo, se
recomienda hacer el briefing en la sede, recorriendo con las azafatas todos los
espacios, y mostrando las salas elegidas para cada actividad.
Sede es también la
ciudad anfitriona y, por tanto, una buena azafata debe conocer también aquellos
servicios y recursos que la ciudad ofrece al visitante, muy especialmente
aquellos que son de carácter público y de primera necesidad: transporte al
centro de la ciudad, acceso desde y hasta el aeropuerto, bancos (localización y
horarios), servicio del taxi y hospitales más próximos.
Puestos y tareas
El operador indica a
la agencia de azafatas los puestos que precisa cubrir y el número de azafatas
por cada uno, que estará estudiado de antemano según las necesidades del
congreso. La agencia hace llegar al OPC el listado provisional de azafatas y
sus perfiles y éste hace el reparto correspondiente.
♫ Registro: entrega de
documentación.
♫ Secretaría: apoyo al
OPC en las tareas administrativas.
♫ Salas de reunión:
control de acceso, asistencia a ponentes, asistencia a asistentes, apoyo en
audiovisuales.
♫ Traducción
simultánea: entrega y recogida de auriculares.
♫ Sala de posters:
numeración de paneles, asistencia al autor para localizar su panel y montar su
póster.
♫ Sala de exposición:
apoyo al expositor, información de localización de empresas.
♫ Servicios de catering
y restauración: control de acceso.
♫ Hospitality en
hoteles: recepción y coordinación de los servicios que se han de prestar a los
asistentes al congreso alojados en esos hoteles, especialmente de los ponentes
invitados.
♫ Hospitality en
aeropuerto: recepción y asistencia a los congresistas a su llegada al
aeropuerto.
Horarios
Las azafatas que
intervienen en el congreso deben tener muy en cuenta la necesidad de cumplir
fielmente con los horarios, para lo cual deben estar en sus puestos a la hora
citada. Cuando una azafata está contratada desde las 7.30 de la mañana
significa que debe estar en su puesto, preparada, a las 7.30. En la mayor parte
de las ocasiones las azafatas van uniformadas, y el modelo de uniforme depende
de la agencia y de los requisitos que el organizador haya marcado al respecto.
Hay agencias que son conscientes de que el uniforme ha de permitir realizar el
trabajo cómodamente, pero desgraciadamente hay quien todavía piensa que ha de
ser llamativo y esto ocasiona que las azafatas no vayan a la sede uniformada,
sino que lleguen vestidas de calle y se cambien en la sede. Cuando esto ocurre,
deben adelantar su llegada, pues, por un lado han de arreglarse y por otro
dejar su ropa guardada en un lugar apropiado (nunca amontonada en un rincón de
la secretaría). Además, precisan de un tiempo para recibir la documentación e instrucciones
diarias para desarrollar su trabajo.
Los congresos son
actos vivos en los que se sabe fielmente cuándo se empieza, pero una sesión
puede prolongarse más de lo programado, especialmente si es la última del día.
A la inversa, puede también ocurrir que la cantidad de trabajo previsto para un
puesto determinado con el paso de los días baje considerablemente, por lo que
es posible que se deba reducir el número de azafatas o los horarios
originalmente contratados para ese puesto. Las azafatas han de ser conscientes
de que aceptar formar parte de un equipo de trabajo, supone poder aportar
cierta flexibilidad horaria. La contratación a media jornada implica 4 horas de
trabajo. La contratación a jornada completa supone 8 horas de trabajo con una
hora para el almuerzo. Las horas que excedan de estos conceptos se consideraran
horas extras.
MONTAJE DE LA
DOCUMENTACIÓN
Todos los
congresistas inscritos reciben a su llegada a la sede del congreso, en el
mostrador de registro de inscritos, una documentación o kit de congresista con
toda la información. Esta documentación ha de prepararse de antemano y en
muchas ocasiones el OPC contrata azafatas para que le ayuden en esta tarea. La
documentación que se entrega a los asistentes es doble:
La documentación personalizada
Ésta suele ir dentro
de un sobre o carpetilla identificada con el nombre o número de inscrito, y en
la que se incluyen aquellos comprobantes o bonos de servicios que van incluidos
en la cuota de inscripción o que se han pagado con la misma. Los elementos más
comunes son:
. La acreditación,
también llamada badge por su
frecuente uso en los congresos internacionales.
. Bonos o entradas para
servicios no incluidos de manera generalizada en todo tipo de inscripciones.
Éste sería el caso de los tickets para almuerzos, cuando tienen un coste
individualizado no incluido en la cuota de inscripción, y sólo se venden bajo
petición y pago de cada interesado, o los bonos que cubren la inscripción para
determinados cursos paralelos, pre o post congreso, no incluidos en la cuota de
inscripción.
. Tickets para
servicios incluidos sólo en ciertos tipos de cuotas. Es el caso de los tickets
para las excursiones de los acompañantes o de las cenas de ponentes invitados.
. Documentos
personalizados que, aunque se den a todos los inscritos, han de llevar el
nombre del interesado, como por ejemplo el caso de los certificados de
asistencia o diplomas de participación.
. Otros documentos que
por sus características deban llamar la atención directa del interesado: la
tarjeta de transporte (pequeña y con un valor económico), bono para canjear por
servicios determinados y otros.
La documentación general
Se da a todos los
congresistas por igual y suele ir dentro de una cartera. Puede contener toda o
parte de la documentación siguiente:
i El programa oficial
del congreso, con la información del programa científico y del programa social.
i El libro de
ponencias.
i El libro de resúmenes
de comunicaciones.
i Un programa de
bolsillo.
i Información turística
de la ciudad.
i Un cuaderno.
i Bolígrafo.
i Cordón para colgar la
credencial.
i El programa que
anuncia la celebración de la edición siguiente M congreso.
i Publicidad de los
patrocinadores.
La anticipación con
la que se prepara esta documentación depende de la envergadura del congreso, el
número de inscritos, la fecha en la que se disponga del material que se va a
incorporar en la documentación y de la cantidad de elementos a insertar en la
misma.
Dado que todas llevan
los mismos elementos dentro, en congresos grandes en los que hay que equipar
más de 1.000 carteras, conviene hacer el montaje en cadena, siendo conveniente
que una de las azafatas vigile que ninguna persona de la cadena se quede sin
material o, en su caso, reponga lo que pueda faltar a algún miembro de la
misma.
PUESTOS Y FUNCIONES DE LAS AZAFATAS FUERA DE LA SEDE
INFORMACIÓN Y
ASISTENCIA EN EL AEROPUERTO
En congresos
internacionales, el volumen de participantes que llega a la ciudad en avión es
muy alto. A la hora de planificar los traslados desde el aeropuerto a la ciudad
hay que tener en cuenta que los pasajeros llegan individualmente en diferentes
vuelos y horarios.
Cuando el aeropuerto
no dispone de un buen servicio público de transporte al centro de la ciudad, el
congreso ha de proveer un servicio privado. Para llegar a cubrir el máximo de
llegadas se puede optar por establecer una rotación de autobuses que, en una
franja horaria más o menos amplia, efectúe el servicio de recogida y traslado
entre el aeropuerto y los hoteles oficiales. En estos casos no se fija un
horario de salida del aeropuerto, cada autocar espera la llegada de varios
vuelos y sale cuando llega el autobús de relevo. En algunos casos, si el
transporte es conveniente para acceder a
la ciudad, no requiere la contratación de traslado privado. En ambos casos, es
frecuente montar un servicio de “meet & greet”, atendido por azafatas que
reciben a los congresistas en el hall de llegadas. Paralelamente se puede
situar un mostrador de información en las salas de equipajes de la terminal de
llegadas internacionales del aeropuerto. En cualquiera de los casos expuestos
las funciones de estas azafatas de bienvenida son:
- Coordinar
el transporte desde el aeropuerto a los hoteles.
- Controlar
el horario de los vuelos en los que está previsto puedan llegar
asistentes, e informar de posibles retrasos al OPC y al conductor del
autobús que en el caso de transporte privado, estará esperando en el área
de aparcamiento.
- Dar
la bienvenida a los participantes, en nombre del congreso, indicándoles
dónde está situado el autobús (servicio privado) o los distintos medios de
transporte público: metro, taxis o autobús.
- Ayudar
a los viajeros en el proceso de reclamación de equipaje, en caso de
pérdida o extravío de sus maletas.
- Aunque
en la documentación que los asistentes recibirán al registrarse en la sede
del congreso tendrán información turística y planos de la ciudad, es
conveniente que las azafatas de asistencia en aeropuerto cuenten con
ejemplares de este material, no tanto para entregar a los asistentes, como
para poder facilitar la información que se les solicite.
HOTELES
En ocasiones se sitúa
un mostrador de asistencia, conocido con el nombre de hospitality desk, en los
hoteles oficiales, especialmente en los que están alojados los ponentes e
invitados, cuyo alojamiento cubre el congreso. Estos mostradores no precisan de
atención 24 horas, sino que tendrán un horario relacionado con la actividad del
congreso y coincidiendo con las horas de salida y llegada por la mañana y por
la tarde. Son funciones de las azafatas que estén en estos puestos:
- Comprobar
con el hotel el rooming list y las llegadas de cada día, así como los
posibles no-show (habitaciones reservadas cuyos ocupantes no ha llegado).
- Verificar
que los hoteles disponen de la información necesaria sobre el congreso:
carteles con los horarios de los autobuses del congreso, tanto entre el
hotel y la sede como para posibles cenas; información de las actividades
previstas para los acompañantes y sus horarios; póster del congreso.
- Dar
la bienvenida a los congresistas, especialmente si son ponentes e
invitados, cuando lleguen al hotel el primer día.
- Entregar
la documentación del congreso a los ponentes e invitados, cuando así está
establecido.
- Organizar
la distribución de posibles regalos o cartas en las habitaciones, según
encargo del OPC.
- Coordinar
el transporte entre los hoteles y la sede del congreso, bien se trate de
transporte de grupo en autobús, en horarios fijos, o transporte individual
en taxis o coches con conductor, en horarios flexibles.
- Facilitar
información sobre el congreso y la ciudad.
- Controlar
la participación y asistencia a las cenas previstas para invitados.
- Coordinar
con el OPC, conductor y guía, las salidas para las excursiones de los
acompañantes.
RESTAURANTES
La función de las
azafatas en los restaurantes se centra normalmente en dos tareas:
a)
Control
de acceso en puerta
Ya se trate de
restaurantes par el almuerzo de trabajo en las proximidades de la sede o cenas
de invitados en las que el congreso puede precisar de un control de acceso
restringido. El trámite se puede hacer solicitando a los asistentes que
muestren alguno de los siguientes documentos:
- La
acreditación del congreso (badge).
- Un
ticket válido para el almuerzo de ese día, incluido en la documentación
del congreso.
- La
invitación en el caso específico de las cenas.
b)
Orientación
de comensales hacia su sitio reservado en la mesa.
La llegada de los
comensales al restaurante puede producirse en grupo, cuando vienen en autocares
desde un hotel; individualmente, cuando no hay servicio de traslado y los
invitados llegan por su cuenta; mixta, cuando parte de los invitados alojados
en hoteles llegan en autobús y otra parte llega por su cuenta. En muchas cenas
la colocación de los invitados es libre y sólo se marca protocolo para unas
cuentas mesas reservadas para el comité organizador, ponentes e invitados. En este caso se deben marcar las mesas
reservadas de forma visible. Los sistemas de orientación más idóneos son los
tarjetones individuales o tarjetas personales de plato.
AUTOBUSES
El servicio de
transporte que un congreso ofrece a sus asistentes puede precisar del servicio
de azafatas para:
- Dar
la bienvenida a los asistentes, recoger el ticket de reserva de plaza, si
lo hubiere, y controlar que suben al autocar correcto.
- Contar
el número de pasajeros que viajan en el autobús, de acuerdo a los listados
o información prevista.
- Coordinar
con el conductor los horarios de llegada y regreso.
- Comprobar
la cartelería correcta.
- Acompañar
a los invitados en sus visitas técnicas.
- Dar
la salida a las excursiones programadas para los acompañantes, coordinando
con la guía la asistencia de las personas previstas y la recogida de su billete.
En todos los casos la
azafata deberá contar con;
Teléfonos de contacto
de conductores y guías de turismo que van a hacer el servicio, así como del
responsable del OPC, del restaurante u hotel al que se dirige, para poder
informar de posibles incidencias; Listado de pasajeros; Información de la
capacidad máxima del autocar; Información del programa.
PUESTOS Y FUNCIONES
DE LAS AZAFATAS DENTRO DE LA SEDE
Una buena
planificación del congreso incluye el estudio del personal auxiliar que se va a
situar en cada puesto durante el mismo por día y horas, para lograr una
relación óptima entre la fluidez, calidad del servicio y sus costes. Esto
resulta más fácil cuando se cuenta con estadísticas de de ediciones anteriores,
pues se dispone de una información muy válida relativa al ritmo de llegada de
los congresistas, picos horarios de máxima asistencia y número de participantes
en las distintas actividades ofertadas en el programa.
El congreso comienza
oficialmente el día de la inauguración; sin embargo es bastante habitual que se
abra el registro de asistentes la víspera, la tarde anterior al día en que
comienzan las sesiones. Los puestos de información y mostradores de registro
estarán desde este momento a disposición de los asistentes, completamente
montados y equipados con la tecnología, equipo humano y logística necesaria
para prestar el servicio correspondiente al ciento por ciento. Incluso deben
preverse equipos de refuerzo con respecto a los días siguientes, para evitar
esperas innecesarias que den una primera impresión negativa. Otros espacios
pueden estar “en montaje”, como la sala de exposición comercial o las de
sesiones científicas y el área de posters, entre otras.
La señalización de
cada puesto debe estar perfectamente estudiada, teniendo en cuenta la
conveniencia de estar próximo o lejano a otro mostrador cuya actividad puede
alterar el servicio a prestar en dichos puestos. Los rótulos de identificación
de cada mostrador deben transmitir qué función se presta y para quién se
presta.
INFORMACIÓN
Este puesto debe
estar a la entrada de la sede, a modo de isla, repartiendo en varios puntos estratégicos en distintas plantas y
espacios o quedar integrado en el área de secretaría. En cualquiera de los
casos, son funciones de este puesto:
Informar al
congresista de la localización de las salas y lugares donde se desarrollan cada
una de las actividades del congreso.
- Facilitar
horarios en los que tienen lugar las sesiones.
- Informar
de posibles cambios de última hora en el programa.
- Facilitar
información sobre los medios de acceso a la sede, hoteles, aeropuerto y
centro de la ciudad, tanto en lo que se refiere al transporte público como
al servicio establecido específicamente para el congreso.
- Disponer
de contactos de los principales servicios públicos de la ciudad: taxis,
policía, bancos próximos, hospitales restaurantes, oficinas de turismo,
consulados y embajadas extranjeras.
- Dar
avisos por megafonía según se requiera: comienzo de sesión, llamadas
personales, anuncio de actividades, etc.
SECRETARÍA
Los servicios que se
prestan en esta área pueden estar integrados en una o varias mesas o
mostradores, dependiendo del tamaño y características del congreso. En un
evento de hasta 400 participantes desde la secretaría se atienden todos los
servicios del congreso.
En congresos grandes,
se monta en una oficina próxima al área de registro, que es el verdadero
“escaparate de servicio al congresista” y donde reside su acreditación.
La secretaría es el
buzón de la información recogida de todos los participantes en el congreso.
Estos datos se obtienen a través del boletín de inscripción y se registran en
un fichero. Dado que son de carácter confidencial, es preciso hacer saber al
participante, en el momento de su inscripción, que el congreso efectúa un
registro de datos. (LO15/99 de Protección de Datos de Carácter Personal).
REGISTRO
Los asistentes que
han efectuado su inscripción por anticipado habrán recibido confirmación
escrita de la misma con su número de registro, así como información del lugar,
día y horario de acreditación en sede. Dicha acreditación de asistentes podrá
estar distribuida en los siguientes mostradores:
- Congresistas
preinscritos: estarán distribuidos por letras o números, y cada mostrador
cubrirá un bloque de apellidos correspondiente a las letras del abecedario
anunciadas en el rotulo, o en su caso, un bloque de números de registro.
En los terminales informáticos situados en cada puesto las azafatas podrán
comprobar la inscripción y, mediante el código de barras de la misma,
dejar registro de la entrega de la documentación al congresista. Listado
de asistentes en cada mostrador en papel y en el sistema informático: uno
por orden alfabético y otro numérico.
De esta manera se podrá realizar cualquier consulta de forma rápida
y en cualquier momento.
Son funciones de las azafatas de registro
la identificación del congresista, comprobación
de su inscripción, entrega de la documentación y lectura del código de barras.
- Nuevos
inscritos (on site): los asistentes que no hayan formalizado su
inscripción previamente se consideran nuevos inscritos y deben presentarse
en el mostrador que se anuncia bajo ese perfil. Cada vez es más
frecuente que junto a este espacio
se sitúe en batería de ordenadores para que el interesado procese su
inscripción directamente desde un ordenador on line, personándose luego en
el mostrador de Nuevos inscritos para efectuar el pago y retirar su documentación.
Cuando no existe esta posibilidad, el asistente debe rellenar a mano el
boletín de inscripción en papel y entregarlo en este mostrador.
- Ponentes
e invitados (Faculty): los ponentes e invitados deben ser atendidos y
registrados en un mostrador separado pues, además de ser considerados VIP,
pueden llevar elementos distintos en su documentación (invitaciones
personales, cartas, etc.) así como precisar servicios adicionales tales
como el reembolso del importe de su viaje y estancia; coordinación de su
intervención y de los medios técnicos para su presentación audiovisual y
otros temas de interés particular.
- Grupos:
Algunas empresas efectúan inscripciones en bloque para sus invitaciones y
clientes. En estos casos, un representante de la empresa retira la
acreditación de todo su grupo la víspera del congreso y se encarga de su
distribución.
- Expositores:
pueden tener un determinado número de documentaciones gratuitas por stand,
con la posibilidad de adquirir una cantidad adicional de pago, en función
de los metros cuadrados de exposición que tengan. En muchos congresos se
ofrecen también pases de día para visitantes e invitados de los
expositores y empresas patrocinadores. Mostrador de registro especial para
ellos
ENTREGAS DE CARTERAS O BOLSAS.
En congresos grandes
en los que, además de la documentación personalizada, se entrega una cartera
con información general, se habrá previsto un mostrador separado del de
“registro” para la entrega de este material. El canje se realizará a cambio de
un ticket que cada congresista habrá recibido en su documentación
personalizada.
TURISMO
Estos mostradores
están normalmente atendidos por agentes de viajes, informadores turístico o por
el OPC, con el apoyo de azafatas para llevar a cabo las siguientes tareas:
- Hoteles:
coordinación con los hoteles oficiales del congreso de las llegadas de
clientes con reserva de habitaciones, previamente confirmadas por la
secretaría técnica, así como cambios de fecha y anulaciones.
- Excursiones
y viajes: venta de las excursiones publicadas en el programa para los
acompañantes y, en su caso, también para congresistas. Gestión de reserva
de billetes de avión.
- Información
turística: información sobre la ciudad y sus recursos turísticos (museos,
monumentos, restaurantes, centros de ocio) y servicios generales (horarios
comerciales, de bancos, transporte público, tiendas, embajadas, correos,
hospitales y teléfonos de interés).
PRENSA
La difusión puntual
de las noticias del evento se produce a través de los medios de comunicación.
La participación y presencia de este colectivo suele estar dirigida a cubrir la
noticia a través de ruedas de prensa y entrevistas personales. En algunos
eventos los periodistas asisten a las conferencias y graban las intervenciones
de su interés toda esta tarea ha de estar coordinada por profesionales de la
comunicación, quienes se encargan de convocar a los medios de difusión
relacionados con el sector del congreso y acreditarlos. De antemano se suelen
conocer los medios acreditados, pero no “los periodistas” que cada medio envía.
El periodista deberá pues, a su llegada al congreso, confirmar su acreditación,
mediante identificación del medio.
SALAS DE REUNIONES
Todas las salas del
congreso estarán equipadas y montadas de acuerdo a su capacidad, con el número de
sillas y mesas necesarias para cubrir la asistencia prevista a cada sesión.
Las azafatas deben
estar familiarizadas con los distintos tipos de montaje que se pueden plantear
en una sala de reunión:
·
Teatro;
butacas o sillas dispuestas en filas, una a continuación de la otra,
permitiendo un mínimo de 60 cm para cada asistente y una separación entre filas
de 1 metro. Montaje habitual en sesiones profesionales, y mesas redondas,
especialmente cuando se quiere optimizar la capacidad de la sala.
·
Escuela:
mesas o tableros con sus correspondientes sillas colocadas en filas. Muy
apropiado para sesiones científicas, siempre que el tamaño de la sala lo
permita.
·
Mesa
imperial: las sillas están dispuestas alrededor de una única mesa, alargada,
rectangular u ovalada. Se utiliza en reuniones de comité, para unas 10 a 16
personas.
·
Mesas
en U: tableros colocados en forma de U, dejando abierto el espacio que queda
frente a la presidencia.
La azafata de sala ha
de ser consciente de su papel de apoyo a los asistentes y a los ponentes o
conferenciantes, por lo que debe estar siempre pendiente de la entrada,
audiencia y de la mesa de presidencia. Son funciones de la mesa de sala:
ENTRADA EN SALA
La azafata debe
ocuparse de que cada asistente encuentre un lugar donde sentarse. Cuando la
sala empieza a llenarse o la sesión ya ha comenzado y la luz de la sala es
tenue, la azafata de la sala debe haberse fijado en la ocupación y saber dónde
hay sitios libres. De esta forma podrá informar de inmediato a los delegados
que van entrando a la sala y, si fuera necesario, acompañarles hasta la fila
dónde están dichos sitios vacantes.
El control de entrada
puede ser más o menos estricto según el congreso y la sesión. En general si el
asistente no está inscrito no podrá pasar y deberá registrarse en secretaría de
antemano. Cuando se trata de sesiones extra-congresuales, o congresos cuya
asistencia no está sujeta al pago de una cuota, es habitual permitir la entrada
a personas que no están inscritas siempre y cuando haya espacio en la sala, y
pedir su nombre para referencia.
Cuando el control es
obligatorio, puede hacerse de distintas formas según las necesidades y el
presupuesto del congreso:
- Comprobación
visual de acreditación: sólo se permitirá el paso a los que la lleven
visible.
- Listado
de asistentes: en una mesa a la entrada de la sala, las azafatas pedirán
el nombre a cada asistente para comprobar en el listado, si la persona que
va entrar está inscrita.
- Lectura
digital del código de barras que aparece en la acreditación: los lectores
procesan la información en listados que muestran las entradas y salidas a
la sala, nombre y horario.
- Lectura
de la banda magnética de la acreditación: la acreditación es similar a las
tarjetas de crédito, se pasará por un lector de banda que grabará los datos
registrados de antemano por el organizador.
Además que como
control las dos últimas, sirven para procesar estadísticas por salas, sesiones,
horas de máxima ausencia, etc.
ASISTENCIA DENTRO DE
LA SALA
Las azafatas deben
estar pendientes de la mesa de presidencia y de la audiencia en todo momento.
- Mantener
la mesa de presidencia en perfecto orden y limpieza.
- Colocar
una botella de agua y un vaso o copa para cada ponente, reponiendo la
botella cando sea necesario. Todas se cambian en cada sesión.
- Colocar
los carteles de mesa de los ponentes de cada sesión, de acuerdo al orden
protocolario marcado por el OPC o, o en su caso, por el presidente de
mesa.
- Apoyar
a los ponentes con su presentación, en coordinación con el técnico de
audiovisuales, para solucionar cualquier incidencia.
- Verificar
la llegada de todos los ponentes.
- En
caso de sesiones con traducción simultánea, comprobar que los ponentes
extranjeros disponen de receptores.
- Comprobar
que los ponentes que van a utilizar medios audiovisuales, Power Point, DVD
u otro soporte, lo han entregado y que el técnico la tiene preparada para
su proyección en la sala.
- Entregar
al presidente de mesa o moderador los formularios de incidencias.
- Entregar
al presidente de mesa o moderador los certificados de presentación de
comunicaciones científicas orales de su sesión.
- Vigilar
que la sala esté en perfecto estado cada vez que hay cambio de sesión.
- Prestar
atención al presidente de mesa, quien en cualquier momento, puede intentar
comunicar con las azafatas para cualquier tema puntual.
- Facilitar
el micrófono a los asistentes para intervenir en el turno de ruegos y
preguntas.
SALA DE PRUEBAS DE
AUDIOVISUALES
Sala provista de
ordenadores donde los ponentes pueden visualizar, revisar o modificar sus
presentaciones. La azafata responsable de esta sala deberá tener conocimientos
de Power Point, programa más utilizado en las presentaciones, además de
informar a los ponentes dónde y cuándo
entregar el soporte informático correspondiente.
EXPOSICIÓN COMERCIAL
Las azafatas pueden
estar asignadas al stand de algún expositor. En estos casos es la empresa
expositora la que marca los horarios. Funciones de las azafatas:
- Registro
y recepción de visitantes.
- Entrega
de documentación.
- Apoyo
en la presentación de un producto.
- Apertura
y cierre de stand.
ÁREA DE RESTAURACIÓN
Y CATERING
Cuando se requiere un
control de entrada para el almuerzo el congresista debe presentar el ticket que
ha recibido en su documentación.
- Si
este servicio es embolsado lo retiran los propios camareros que entregan
la bolsa.
- Si
el servicio se sirve dentro de una sala, tipo banquete o buffet, lo
solicitarán las azafatas a la entrada.
Una vez pasada la
hora prevista de recepción de participantes, se contarán los tickets y se
entregarán en secretaría.
SITUACIONES ATÍPICAS:
ESTAR PREPARADOS
- Barreras
de acceso o Comunicación
- Equipaje:
retrasos y extravío
- Tabaco:
fumadores, no fumadores
- Dietas
especiales
- Hurto
- Enfermedades
y accidentes
CONVENCIONES
Son reuniones
cerradas, con participación restringida a los miembros de una empresa, que
acuden invitados por el organizador o representante de la misma. Los objetivos
de la misma suelen formar parte de la estrategia empresarial. El organizador
puede convocar este evento con ánimo de dar a conocer una nueva política
comercial, introducir un nuevo producto o servicio, o fomentar las relaciones
personales entre los distintos departamentos o delegaciones de la compañía.
Su organización
difiere de los congresos en los siguientes aspectos:
- La financiación es soportada por la
empresa, no hay que tramitar cuotas de inscripción.
- Se
trata de gestionar un colectivo a cargo de un responsable que decide y
financia los servicios: hotel, medio de transporte, menús de comidas y
cenas, así como el resto de actividades profesionales, culturales,
deportivas o lúdicas que la convención incluya.
- La
gestión incluye también el viaje de los asistentes, qu deben acudir desde
diferentes puntos de origen.
- El
contenido social prevalece sobre el profesional. Cada vez es más frecuente
incluir actividades que fomenten el trabajo en equipo.
EL PAPEL DE LAS
AZAFATAS
El organizador busca
en las azafatas la identificación y transmisión de la imagen de la empresa, por
lo tanto la imagen de las azafatas dependerá de los objetivos de la convención
y las normas que dicte el organizador.
Funciones:
·
Aeropuerto:
control de llegada y bienvenida de los asistentes.
·
Transporte:
coordinación de las personas que han de ir en cada autobús para cada servicio.
·
Secretaría:
entrega de documentación; control e identificación de asistentes e invitados;
confección de listados y apoyo al organizador en tareas administrativas.
·
Sala:
atención a la mesa de presidencia; control de entrada; entrega de auriculares
de traducción simultánea; apoyo a ponentes en su presentación audiovisual; paso
de micrófonos en debates; reparto y recogida de cuestionarios.
FERIAS TURÍSTICAS
La participación en
ferias ha sido, durante muchos años, la principal acción promocional llevada a
cabo por la mayoría de entes públicos de turismo.
En un primer
momento esta potencialidad se usó fundamentalmente en provecho de la función
comercializadora de las empresas. Sin embargo, el nuevo entorno competitivo y
el desarrollo de sistemas de comercialización más eficaces han relegado a un segundo
plano esta función comercializadora de las ferias.
Más allá, pues, de
esta función clásica de presentación de productos y destinos turísticos, la
feria turística contemporánea puede servir para proyectar un mensaje coherente
hacia los públicos internos y externos.
La feria sirve,
además, para medirse respecto a la competencia, aprender nuevas tecnologías,
conocer nuevas corrientes de pensamiento y experiencias, observar la evolución
de los recursos humanos del sector, probar nuevos productos o investigar
mercados, anotar clientes potenciales y, en definitiva, obtener una capacidad
adicional de exposición pública gracias al propio aparato generado.
La presencia en una
feria internacional de turismo tiene un costo elevado, y por ello muchos
municipios y empresas acuden a las mismas bajo el paraguas de asociaciones o de
los entes oficiales del país o zona a la que pertenecen. Las
ferias constituyen un canal más de comunicación y contacto con el mercado, por
lo que la participación se ha de planificar.
Los criterios para
participar en una feria son los siguientes:
a) Decisión sobre los objetivos. Es
preciso seleccionar el objetivo principal que se sea capaz de alcanzar.
b) Hay que seleccionar
adecuadamente el tipo de feria o manifestación a que se va (generalista,
especializada en turismo a nivel internacional, nacional, regional, comarcal,
local, salón, convención, exposición, taller).
c) Decisión sobre la
forma de presencia. En este sentido, la potenciación del producto,
concebido como algo unitario entre todos los que lo ofrecen total o
parcialmente, y la potenciación del destino, concebida igualmente como algo
unitario por todos los que actúan en él, ofrece una capacidad sinérgica muy
valiosa de cara a la identificación ante los públicos.
Entre las principales
características de una feria o salón de turismo se pueden enumerar las
siguientes:
¨
La feria es un campo neutral, dado que en ella son los visitantes o
clientes quienes acuden a buscar información.
¨
La fecha de celebración, para el éxito y rentabilidad de una feria,
debe realizarse en unas épocas determinadas del año sujetas a la estacionalidad
turística -alta y baja temporada-. La mejor época del año para celebrar ferias
destinadas a los profesionales de turismo receptivo es el primer y último trimestre
del año. En cambio, para el público en general o emisor, la mejor época es
entre el primer y segundo trimestre del año. Atracción de demanda potencial o
real.
¨
Una buena feria pone en contacto a un número importante de personas
que puede convertirse en futuros clientes. Permite unas relaciones directas.
Como en las relaciones públicas o la promoción, una de las ventajas de la
participación en ferias es el contacto directo que se establece entre el
oferente de servicios y el demandante. Este contacto directo permite establecer
relaciones de información más sólidas.
¨
La necesidad de personas cualificadas.
¨
Actividades paralelas: el éxito y la eficacia con que se desarrollan
las actividades de relaciones públicas y de publicidad paralelas a la
exposición contribuirán en gran medida al impacto final.
¨
El medio físico: el stand ha de ser cómodo, atrayente y bien situado
para conseguir una mejor eficacia tanto para el informador como para el público
en general.
¨
El presupuesto y el timing o calendario de acciones.
¨
Organizar la presencia en una feria requiere una planificación y unos
procedimientos.
¨
En las grandes ferias europeas el espacio se suele reservar con un año
de antelación si se quiere conservar un buen puesto o si se desea mejorar de
situación.
Puntos a tener en cuento en la
organización de una feria
PREFERIA * Planificación general y elaboración del presupuesto
* Elección del equipo responsable (empresa) o
contratación de los servicios de una empresa exterior
* Selección y contratación del espacio
* Diseño
del stand
* Elaboración del material
promocional: audiovisuales, folletos... (presentación de los productos,
servicios, en diferentes idiomas)
* Selección y formación de las
personas que estarán en la feria
* Inscripción en el catálogo de
la exposición
* Mailings a usuarios, proveedores,
instituciones, para informar de nuestra presencia en la feria, stand
* Actividades de promoción previas
* Reserva
de pasajes, hoteles
* Envío
de materiales
* Montaje
M stand
EN LA FERIA * Supervisión
del montaje del stand
* Acogida
de visitantes
* Actividades
de información
* Programa
de actividades previstas
* Relaciones y seguimiento de otras
instituciones, empresas, visitantes
POSFERIA * Desmontaje,
recuperación y envío de materiales
* Redacción
de informes
* Valoración y estadísticas sobre visitantes,
contactos, medios de comunicación
* Memoria
Fuente: C. Altés (7993).
¨
Los entes gestores de las ferias publican un dossier para los
expositores en los que se recogen las instrucciones para la contratación de
espacio y la descripción de todos los servicios prestados por la feria al
expositor, así como las condiciones de acceso, montaje y desmontaje. Es el
documento que el equipo responsable de la organización de un stand debe leer
con cuidado para evitar sorpresas desagradables y poder controlar presupuestos.
Diseño del stand
La organización de
la feria proporciona planos de la situación y superficie del espacio contratado
y ofrecen servicios de decoración con elementos estándar o diseños específicos.
También es posible que el expositor lleve consigo todos los materiales
necesarios. En cualquier caso se recomienda redactar un pequeño documento con
instrucciones para el diseñador en el que se especifiquen aspectos tales como
si se desea un stand abierto o cerrado, el tipo de usos que hay que prever o
materiales existentes que hay que integrar.
En el caso de las oficinas de información turística, integradas en
diferentes ámbitos geográficos, en un paraguas institucional, conviene y es
usual tener un stand abierto facilitando el acceso y la información a los
visitantes sobre los productos y servicios de cada ámbito territorial. Se
reserva un espacio más cerrado para visitas institucionales.
Producción de materiales promocionales
Cuando se ha previsto asistir a determinadas ferias
se han de planificar las actividades y materiales (trípticos, programas de
ofertas, etc.) con tiempo.
Se ha de tener en cuenta el idioma del material
promocional, en el caso de ferias internacionales, las fechas en que se
necesitarán determinados materiales, coordinación con otras instituciones,
patronatos...
Formación de las personas que ofrecen la información
y atención en el stand
Debe existir un equipo responsable del stand
preparado para jugar un papel activo en la captación y motivación de los
visitantes.
¨
Se han de conocer
los objetivos de la institución, organización o empresa sobre su presencia en la feria.
¨
Conocer los productos, servicios, actividades y saber explicarlos.
¨
Se ha de tener dominio de lenguas extranjeras, sobre todo en el caso
de ferias o salones internacionales.
¨
Se ha de tener una formación en técnicas de comunicación y atención al
cliente, así como conocer las nuevas tendencias y las características de los
posibles clientes potenciales que asistirán a la feria.
Reservas de pasajes y hoteles
Es recomendable realizar las reservas de
pasajes y hotel para las personas que asistirán a la feria con bastante
antelación, ya que debido a la gran afluencia de público generada por estos
acontecimientos puede haber problemas de última hora.
Envío de materiales
Se ha de planificar con suficiente
antelación. Hay que tener en cuenta que la mayoría de las ferias y salones
cuenta con empresas que prestan los servicios en exclusiva, por lo que no es
posible que cualquier transportista entre en las instalaciones para entregar
una mercancía. Hay que leer cuidadosamente el dossier del expositor para evitar
que los paquetes no se puedan entregar y hay que prever el desplazamiento de
una persona con antelación para que controle el proceso.
Control de visitantes y seguimiento
Para rentabilizar la asistencia a una feria o
salón es imprescindible llevar un control de los visitantes profesionales al
stand y de sus demandas, así como una pequeña estadística que refleje la
nacionalidad, principales productos, actividades demandadas, etc., así como
realizar un seguimiento de las mismas.
Hay que ganarse una imagen de seriedad y fiabilidad
enviando a todos aquellos que lo solicitaron materiales promocionales o
informaciones concretas, pero también se puede hacer un envío a todos aquellos
que acudieron al stand agradeciendo su interés y ofreciéndose para facilitarles
más información o el consejo que necesiten.
Presupuesto
A la hora de preparar el presupuesto de la
participación en una feria se han de tener en cuenta los siguientes gastos: alquiler de espacio,
montaje de stand, alquiler de materiales (mobiliario, nevera, luces,
plantas...), producción de materiales promocionales (folletos, trípticos,
fotos...), y producción de materiales audiovisuales.
- Gastos
de preparación: tiempo dedicado, correo, desplazamientos, costes de
personal auxiliar o empresa (en el caso de haber contratado los servicios
para el montaje y preparación del stand).
- Actividades
previas de promoción: mailings, envío de invitaciones, llamadas a
proveedores, instituciones, clientes, usuarios...
- Consumo
de electricidad, teléfono, bebidas, etc.
- Gastos
de limpieza del stand.
- Seguros:
personal, transporte material, antirrobo, vigilancia.
- Actos
promocionales durante la feria o salón: presentación de los productos,
actividades, coffee-break, cócteles, prensa.
- Transporte
y dietas del personal en plantilla.
- Gastos
de personal auxiliar: montadores, intérpretes, azafatas.
- Gastos de seguimiento: envío de
materiales, agradecimientos, realización de informes, estadísticas,
valoraciones.
- En el
sector turístico se realizan diferentes ferias a lo largo del año.
Clasificación de las ferias turísticas
Por su estructura o sector
¯
Horizontales de ámbito general y servicios turísticos de todos los ámbitos
del sector: alojamiento, restauración, transportes, oferta complementaria,
instituciones, etc. P. e¡., Fitur de Madrid, ITB de Berlín
¯
Verticales o monográficas, en que se exponen productos o servicios de
un cierto sector turístico: alojamiento y restauración -Hostelco-,
transporte...
Por su ámbito geográfico
¯
Regionales
¯
Nacionales
¯
Internacionales
Por su ámbito comercial
¯
Profesionales: ferias dedicadas básicamente a los profesionales para
establecer las correspondientes contrataciones en régimen de turismo receptivo.
¯
Público en general: ferias abiertas a visitantes, clientes potenciales
o reales que necesitan información para planificar sus actividades turísticas
veraniegas, viajes o estancias en régimen de turismo emisor
¯
Mixtas: aquellas ferias que tanto van dirigidas a
los profesionales como al público en general
Workshops
Los workshops son
encuentros profesionales entre empresarios de un destino turístico (ofertantes)
y los organizadores de viajes de un mercado emisor (compradores-intermediarios)
que se reúnen en un corto espacio de tiempo para hacer negocios. Estos suelen
estar promovidos y organizados por entidades públicas de promoción del destino
en cuestión y/o por asociaciones empresariales.
Habitualmente son
los empresarios del destino interesado en la promoción quienes se desplazan a
los mercados emisores, en ocasiones acompañados por algunas autoridades de la
administración turística.
Los workshops
tienen lugar en una sala de hotel o espacio similar en el que se monta una mesa
por empresario o participante para que pueda recibir y atender a los
interesados en su oferta.
Los empresarios
ofertantes suelen pagar los gastos de su viaje y colaboran en los gastos de
organización pagando una cuota, muchas veces simbólica. Además han de aportar sus
materiales promocionales.
El éxito de un
workshop depende de una buena planificación y organización de su contenido y
subdesarrollo mediante la selección de las empresas, instituciones y personas
que deberán participar y del lugar de su celebración, que suele ser un hotel de
categoría superior, elaboración de programas, materiales de soporte, la
organización de las instalaciones que deberán utilizarse y el seguimiento
posterior a la celebración del evento.
Procesos básicos
para preparar un workshop:
- Ámbito
- La
decisión de donde tendrá lugar el workshop vendrá dada por las estrategias
de mercado y comunicación.
- Empresarios
participantes: agencias de viajes, hoteleros, restauración, oferta
complementario (cultura, parques temáticos ... )
- Los
empresarios ofertantes:
-
Han de estar bien informados sobre el mercado al cuál se dirigen los
esfuerzos promocionales, para lo cual se habrá elaborado un dossier con datos
relevantes y tendencias en el mismo
-
Hay que facilitarles información y consejos sobre las empresas con las
que deberían negociar, su tamaño, necesidades de información, especialidad,
etc., para poder llevar a cabo la negociación de contratos
- Invitados
- Se ha
de decidir si se trato de un workshop dirigido a mayoristas o minoristas.
No deben mezclarse mayoristas con minoristas en un mismo lugar y al mismo
tiempo:
-
Selección en función de la especialidad de la empresa, su volumen de
negocio, sin olvidar a ninguno de los especialistas en el destino o productos
promovidos
-
Comprobar el mailing-list con nombres y cargos de las personas y
departamentos de las empresas
- Fechas
- La
fecha es un elemento que puede suponer el éxito o el fracaso de la
celebración del workshop. Esta elección dependerá del país o ciudad en que
se celebre el workshop y del público objetivo que se haya escogido. Se han
de tener en cuenta los siguientes datos:
-
Fiestas nacionales, locales, patronales y escolares. Puentes y
períodos vocacionales
-
Ciclo de planificación: contratación por parte de los mayoristas para
un determinado producto en el mercado escogido. Un destino es incluido en el
catálogo de un touroperador un año anterior
-
Celebración de otros eventos de interés para el mismo público o que
puedan plantear problemas de ocupación hotelera, tráfico...
-
Conveniencia para los empresarios locales participantes.
- Lugar
de celebración
- Sala de
un hotel o similar. lugar conocido, de fácil acceso, aparcamiento...
- Los
workshops se suelen celebrar en hoteles de gran categoría por cuestiones
de imagen y para que la asistencia a los mismos resulte atractiva
- Invitaciones
- Un
workshop es un encuentro de negocios en el que todos los asistentes buscan
un beneficio; por lo tanto, hemos de "vender" los beneficios al
asistir a nuestro workshop, y crear interés sobre el mismo.
- En la
invitación o carta de presentación debe incluirse: el programa de
actividades previstas, el material de soporte e información de base sobre
el destino(oferta, ventajas de la oferta, apoyo en promoción)
- Definir
la utilización de logotipos y las normas para su reproducción
- Espacio
- En función
de número de participantes y de las actividades previstas se
necesitará uno o más salones en los
que se deberá disponer material decorativo y promocional (fotos,
expositores, plantas,...), mesas, sillas, megafonía, equipos
audiovisuales, instalaciones para traducción..., por lo que habrá de
contratar y coordinar los servicios de proveedores, bien sea a trevés del
hotel o directamente.
- El
workshops
- Supervisar
el montaje de los salones y equipos. Instalación del material. Atención y
recibimiento de los invitados. Entrega de la documentación. Listas de
empresas participantes preparadas por la organización.
- Seguimiento
- Valoración
general a partir de formularios y encuestas a los empresarios
participantes sobre la organización y resultados del encuentro.
- Memoria
de las actividades, así como una relación de todos los documentos
producidos. Sugerencias para los próximos encuentros.
Viajes de familiarización
Los fam-trips o
viajes de familiarización para informadores, agentes de viajes y profesionales
de los mercados emisores, continúan siendo uno de los instrumentos de
comunicación más utilizados por diferentes instituciones y empresas para
promocionar y dar a conocer los destinos y paquetes que comercializan; asimismo
es una eficiente herramienta de relaciones públicas y de marketing.
Dependiendo de cada
empresa que lo organiza y del tipo de destino y producto que se comercializa,
los rasgos fundamentales de los fam-trips son los siguientes:
- Se
trata de un viaje de entre tres y ocho días de duración (en función de que
el destino sea de corta, media o larga distancia).
·
Participan una media de 10 a
20 personas.
- Se
efectúa en temporada baja, sobre todo, entre los meses de noviembre y
mayo, coincidiendo con épocas de menor trabajo en centros de información, hoteles,
agencias de viajes...
A priori se
planifican todas las cuestiones referentes al destino que se va a visitar y se
orienta al profesional encargado de acudir sobre determinados aspectos del
organizador del viaje y del país que lo va a recibir, en el caso de que no
conozca ninguna de ambas particularidades.
A posteriori, una
vez terminado el fam-trip, la empresa solicita a la persona que ha asistido un
informe acerca del viaje en el que ha participado, normalmente en función del
país visitado: situación coyuntural del destino, infraestructura hotelera, etc.
Un aspecto
importante a la hora de decidir la participación en un viaje de familiarización
es el atractivo del viaje, que depende de los días, del destino y de la
filosofía del mismo. Evidentemente no es lo mismo que sea, por ejemplo, dentro
de la península durante dos o tres días, que visitar un país exótico y lejano a
lo largo de diez días. Lo más atractivo en un viaje de familiarización es la
posibilidad de conocer un destino nuevo, la facilidad que la visita proporciona
a los profesionales de turismo para la posterior información del destino a los
usuarios de servicios de información y el contacto con otros profesionales de
su entorno.
¿QUÉ ES UN VIAJE DE INCENTIVO?
Actualmente
la creciente competencia del mercado, obliga a que la empresa idee nuevas
formas de recompensar tanto a sus empleados más productivos como a los clientes
que más beneficio le reportan.
Tradicionalmente estos 'premios' eran entregados en forma de dinero extra, es decir descuentos en el caso de los clientes y mayores comisiones para los vendedores. Recientes encuestas han demostrado que los incentivos recibidos en forma de dinero extra, en la mayoría de los casos se destinan principalmente a saldar o aminorar deudas pendientes. Dicho uso no es nada gratificante para quien lo recibe ni para quien lo otorga, pronto, la recompensa queda olvidada y con ella su intención de motivación.
Si por el contrario se ofrece un regalo en vez de dinero , se corre el riesgo de no acertar con el gusto o las necesidades del destinatario. Si esto ocurre el factor de motivación pretendido se traduce en su efecto contrario.
Debido a los motivos descritos anteriormente, cada vez más, las empresas más competitivas están optando por premiar a sus colaboradores con un nuevo tipo de incentivo el denominado:"VIAJE DE INCENTIVO".
Un viaje
de incentivos, también, puede servir para que la empresa comunique ciertos
planes de estrategia comercial en un ambiente relajado, dejando atrás la
habitual sala de reuniones. ¿Se imagina lo convincente que puede ser
desarrollar y explicar los planes de su Empresa bajo el cielo del Machu-Pichu,
o navegando en un crucero por el Nilo? Será una experiencia que nunca se
olvidará, porque de hecho después de un viaje se recuerda todo, las gentes, las
emociones, las costumbres de los países por donde se ha pasado y todo lo que en
ese viaje se ha dicho.
EL MEJOR INCENTIVO:
UN VIAJE
Las
ventajas de un viaje como incentivo frente a otro tipos son indiscutibles:
- Viajar
le gusta a todo el mundo
- Un
viaje motiva, saca de la rutina diaria.
- Un
viaje es una experiencia indeleble que siempre permanece en la memoria.
- Un
viaje crea un espíritu de camaradería muy especial, personas que en lo
cotidiano están distanciadas por razones de trabajo, de jerarquía o por
cualquier otra razón embarcadas en una misma aventura, aprenden a
conocerse y hasta apreciarse.
- Porque
facilita la comunicación y también es además de importante, rentable para
la empresa que organiza el viaje.
COMO PRESENTAR EL INCENTIVO EN LA EMPRESA
El viaje
de incentivo se utiliza habitualmente como una recompensa a unos objetivos
alcanzados. La empresa debe presentar este premio a sus colaboradores con el
fin de incentivar que los empleados o colaboradores alcancen dichos objetivos.
El
empresario deberá decidir a qué personas desea incentivar:
- Vendedores.
- Ejecutivos.
- Jefes
de producción.
- Distribuidores.
- Mayoristas.
- Clientes.
Y también
fijarles unos determinados objetivos a alcanzar:
- Alcanzar
unas cifras de venta.
- Introducir
un nuevo producto.
- Captar
nuevos clientes o recuperar a los perdidos.
- Animar
las ventas en temporada baja.
- Cobrar
a clientes morosos.
- Dar
salidas a ciertos stocks.
- O
solucionar ese problema de su Empresa que tanto le preocupa en este momento.
Para que
el personal se sienta motivado para esforzarse en cumplir los objetivos
propuestos, y conseguir así el viaje, estos deben ser:
- Alcanzables.
- Ecuánimes.
- Comprensibles.
- Contrastables.
Es
necesario también que el empresario promocione correctamente el viaje de
incentivo.
La promoción produce la emoción necesaria al inicio de la campaña de incentivo y la sostiene hasta el final. La promoción de un viaje de incentivo debe basarse en un lema atrayente que suele incluir el destino.
La promoción produce la emoción necesaria al inicio de la campaña de incentivo y la sostiene hasta el final. La promoción de un viaje de incentivo debe basarse en un lema atrayente que suele incluir el destino.
Es muy
importante que los participantes estén perfectamente informados de la marcha de
la campaña, del cómputo de los resultados y de su correspondiente evaluación.
Otra de las opciones que pueden tenerse en cuenta es hacer partícipe a la familia. Un viaje para dos, puede conseguir que el acompañante anime al encargado de cumplir los objetivos.
¿ES RENTABLE UN VIAJE
DE INCENTIVOS?
UN VIAJE
DE INCENTIVO SE AUTOFINANCIA SOLO Que ¿por qué? Pues muy
sencillo, porque cuando llegue el momento de tomar el avión sólo se subirán a
él, los que hayan conseguido alcanzar los objetivos fijados y eso querrá decir
que la empresa habrá cubierto los objetivos marcados, de los que una pequeña
parte se destinarán a financiar el viaje.
¿CÓMO SE ORGANIZA?
UN VIAJE
DE INCENTIVO NO ES UN VIAJE EN GRUPO, es algo
más que eso. Un viaje de incentivo es un premio a un trabajo realizado por lo
que ha ser UN VIAJE PERFECTO. Este tipo de viajes deben tener las 24h
del día de cada uno de los días que dura el viaje perfectamente planificadas. Por
otro lado el viaje debe ajustarse a las características de las personas que lo
van a realizar (edad, estado civil, perfiles profesionales,gustos, viajes
familiares o individuales,...) Por lo descrito anteriormente un viaje de
incentivo debe ponerse en manos de auténticos profesionales del sector para
evitar que nuestro incentivo se convierta en todo lo contrario.
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